Mesh und Automatisierungen verwalten

Business-Gym zu verwalten heißt, fünf getrennte Oberflächen zu konfigurieren: Desktop-Operatoren, Workflows und ihre Zeitpläne, die Hintergrund-Automatisierungen, die das Mesh am Laufen halten, die Einstellungen je Head sowie die mandantenweite Richtlinie samt Kill switch.

Diese Seite sagt, was jede davon heute tatsächlich tut.

Alles Folgende liegt unter derselben harten Untergrenze wie der Rest der Plattform. Mit Adminrechten ändern Sie, wie viel das System von allein vorbereitet; extern senden oder Geld bewegen kann damit trotzdem nichts ohne einen Menschen — siehe Autonomie und die harte Untergrenze.

Was kann ich verwalten, und wo liegt welches Bedienelement?

Fünf Seiten tragen die Admin-Bedienelemente, und sie sind bewusst nicht zu einer einzigen Konsole zusammengeführt — jede verantwortet eine andere Art von Risiko.

Seite	Wo	Was Sie dort steuern
Operatoren	Verwaltung → Operatoren	Desktop-Operator registrieren, rotieren, widerrufen; seine Aktivität ansehen; ihm eine Anweisung schicken
Workflows	Erstellen → Workflows	Die Workflow-Liste, den Canvas-Editor, sofort ausführen, Testlauf, pausieren, löschen
Automatisierungen	Betrieb → Automatisierungen	Status der Hintergrund-Jobs des Mesh; pausieren/fortsetzen, wo das tatsächlich möglich ist
Head-Einstellungen	Erstellen → Ihre Heads → ein Head → Einstellungen	Name, Postfach, Mandat, Modell, Tick-Takt, Tagesobergrenze für Kosten, zugeteilte Tools
Einstellungen	Verwaltung → Einstellungen	Kostenobergrenzen, Vertrauens-Voreinstellungen, Datenschutz-Haltung und der Kill switch

Alle fünf sind nur für Admins oder Eigentümer und alle fünf nur im Web — siehe die Gerätegrenzen am Ende dieser Seite.

Wie verbinde ich einen Desktop-Operator?

Ein Desktop-Operator ist eine kleine Anwendung, die auf einem Ihrer eigenen Rechner läuft und auf Anweisung von Business-Gym Programme bedient, in denen Sie bereits angemeldet sind — etwa DATEV oder LinkedIn.

Registrieren Sie ihn unter Verwaltung → Operatoren. Klicken Sie auf + Register Operator

, geben Sie ihm eine E-Mail-Adresse, und Business-Gym liefert

ein Einmal-Token. Dieses Token wird genau einmal angezeigt — Business-Gym speichert nur dessen Hash, es ist also niemals erneut abrufbar. Kopieren Sie es in die Desktop-App, bevor Sie das Banner schließen.

Jede Zeile zeigt danach den Zustand des Operators — online, offline, needs re-login oder revoked —, seine Fähigkeiten und wann er zuletzt gesehen wurde. Zwei Schaltflächen verwalten seine Zugangsdaten:

• Rotate stellt ein neues Einmal-Token aus und macht das alte ungültig. Das nutzen Sie, wenn ein Token verloren ist oder Sie vermuten, dass es abgeflossen ist.
• Revoke sperrt den Operator vollständig aus. Ein widerrufener Operator kann keine Arbeit mehr übernehmen.

View activity öffnet eine Detailansicht mit dem Audit-Trail des Tokens — jede Registrierung, jede Rotation und jeder Widerruf, mit Person und Zeitpunkt — sowie die jüngsten Anweisungen des Operators samt Status.

Achtung

Ein Einmal-Token lässt sich nicht wiederherstellen, sobald das Banner geschlossen ist. Ist es weg, rotieren Sie; warten Sie nicht darauf, es irgendwo wiederzufinden.

Was passiert, wenn ich einem Operator eine Anweisung schicke?

Eine Anweisung ist ein einzelner Auftrag — eine Fähigkeit plus eine Aktion, etwa datev list-documents —, den Sie über das Formular ▶ Run directive

in seiner Zeile an einen bestimmten Operator übergeben.

Das Formular trägt ein Kontrollkästchen Requires approval

, das **standardmäßig gesetzt** ist. Es gesetzt zu lassen ist

der sichere Weg, und es verhält sich inzwischen so, wie es sich liest: Die Anweisung einzureihen merkt eine Karte in der Freigabe-Warteschlange vor, und der Operator kann die Arbeit erst übernehmen, wenn ein Mensch sie freigegeben hat. Das war bis vor Kurzem eine echte Lücke — die Anweisung wurde korrekt als nicht übernehmbar angelegt, aber nichts konnte sie jemals freigeben, also blieb sie für immer liegen. Jetzt hat sie eine Tür.

Den Haken zu entfernen bedeutet, dass der Operator die Anweisung bei seiner nächsten Abfrage übernimmt und ausführt. Entfernen Sie ihn nur bei risikoarmen Lesevorgängen wie dem Auflisten von Dokumenten. Schreibende Aktionen bleiben konstruktionsbedingt auf Freigabe verriegelt (fail-closed).

Die Freigabekarte zeigt Fähigkeit und Aktion, damit der Freigeber genau weiß, was laufen wird. Die Argumente der Anweisung zeigt sie nicht. Arbeiten Sie diese Karten genauso ab wie alles andere in der Freigabe-Warteschlange.

Wie führe ich einen Workflow aus, plane ihn und pausiere ihn?

Workflows sind die wiederverwendbaren Abläufe, die Ihre Heads aufwecken, und sie liegen unter Erstellen → Workflows als filterbare Liste, die Sie nach Status, verantwortlichem Head oder Text eingrenzen können.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet eine Workflow-Detailansicht mit dem echten gespeicherten Auslöser, den Schritten der Definition und der Aktivität der letzten sieben Tage — letzter Lauf, Anzahl der Läufe, Kosten und Erfolgsquote. Wo es nichts zu zeigen gibt, steht ein Strich statt einer erfundenen Zahl. Aus dieser Detailansicht heraus können Sie:

• Run now — erst aktiv, wenn der Workflow eine veröffentlichte Version hat. Ein Entwurf hat nichts auszuführen.
• Test run (dry) — ein Trockenlauf, der nicht handelt.
• Pause — stoppt neue Läufe sofort; laufende Vorgänge werden geparkt und gehen nicht verloren, und Sie können einen Grund festhalten, der ins Audit-Protokoll geht.
• Open canvas editor — der visuelle Baukasten für die Schritte des Workflows.
• Delete — stoppt den Zeitplan und entfernt den Workflow; die Lauf-Historie bleibt für das Audit erhalten.

Aus derselben Detailansicht heraus weisen Sie auch den verantwortlichen Head zu.

Die Zeitpläne sind echt. Ein Workflow mit Cron-Auslöser hat einen gespeicherten Zeitplan samt Zeitzone, und die Puls-Leiste am Kopf der Liste wird aus tatsächlichen Auslösungen gespeist. Ein geplanter Lauf durchläuft trotzdem das Vertrauens-Gate — eine Auslösung kann angehalten werden, weil der Not-Aus ausgelöst ist, weil ein Schritt eine sensible Aktion ausführt, für die kein Gate gesetzt ist, oder weil das Gate des Workflows selbst einen Menschen verlangt.

Hinweis

Das anfängliche Vertrauens-Gate neuer Workflows wird einmal unter Einstellungen → Trust defaults gesetzt (Auto, Auto + audit, Draft oder Human only). Diese Einstellung wird gespeichert. Ein Bedienelement für das Vertrauens-Gate je Workflow gibt es in der Detailansicht heute nicht.

Was steht auf der Seite Automatisierungen, und was kann ich dort tatsächlich pausieren?

Betrieb → Automatisierungen listet die Hintergrund-Jobs auf, die das Mesh am Laufen halten — den Treiber der Head-Regelschleife, den Workflow-Planer, die Postfach-Erfassung, das tägliche CEO-Briefing, die SharePoint- und CRM-Synchronisierungen — jeweils mit Status und Zeitpunkt der letzten Aktivität.

Der wichtige Unterschied ist, dass sich nur ein Teil der Zeilen von dieser Seite aus pausieren lässt. Zeilen auf der Steuerungsebene des Mesh haben eine funktionierende Schaltfläche Pause/Resume. Die geplanten Jobs des Workers sind nur lesend: Sie werden über die Deployment-Konfiguration scharfgeschaltet, deshalb steht in jeder Zeile statt einer folgenlosen Schaltfläche, worüber sie tatsächlich gesteuert wird.

Der Status wird aus den Aufzeichnungen des Planers gelesen und nicht geraten; ein Job, der in Ihrem Deployment ohne Außenwirkung läuft (dark), erscheint deshalb als pausiert, und eine fehlgeschlagene Abfrage erscheint als unbekannt und nicht als laufend.

Wie stoppe ich alles auf einmal?

Es gibt zwei Not-Aus-Schalter, und sie stoppen Unterschiedliches.

Einstellungen → Kill switch → Pause all automations

pausiert im Stapel jeden aktiven Workflow Ihres Mandanten. Das

ist Admins vorbehalten, fragt zweimal nach einer Bestätigung und schreibt den Grund, den Sie eintippen, ins Audit-Protokoll. Laufende Vorgänge werden geparkt und laufen weiter, sobald Sie wieder aktivieren.

Der Globale Not-Aus auf der Heads-Seite setzt den wirksamen Modus jedes Heads auf Überwacht, ganz gleich, was der Regler des einzelnen Heads sagt. Wer kein Admin ist, sieht das Bedienelement nicht, wohl aber ein Banner, solange der Not-Aus ausgelöst ist — so arbeitet niemand gegen einen Zustand an, den er nicht sehen kann. Ausführlich beschrieben ist er unter der Autonomie-Regler und der Not-Aus.

Keiner der beiden Schalter löscht Ihre Konfiguration. Sie ändern, was gerade jetzt erlaubt ist, nicht das, was in Ihren Einstellungen steht.

Welche Admin-Bedienelemente sind noch nicht fertig?

Mehrere Bedienelemente auf diesen Seiten sind vorhanden, aber nicht angebunden, und die Oberfläche kennzeichnet sie als Stubs. Sie stehen hier, damit Sie nicht mit ihnen planen.

Auf der Einstellungsseite eines Heads speichern wirklich: Anzeigename, M365-Postfach, Mandat, Modell, strategischer Tick-Takt und die Kostenobergrenze pro Tag. Die Obergrenze pro Lauf, die Obergrenze pro Monat und das Verhalten bei On cap trip

sind Stubs, ebenso die Persona-Auswahl, und die Schaltfläche

Pause Head ist deaktiviert.

Die Danger zone hält eine Absicht fest, sie führt nichts aus. Einen Head außer Dienst zu stellen und eine DSAR-Löschung auszuführen erfordern beide eine Freigabe durch einen Menschen und werden von der Schaltfläche ausdrücklich nicht ausgeführt — die Aktion wird für das Audit protokolliert und endet dort.

Es gibt kein Ops-Analytics-Dashboard. Nichts fasst die Leistung der Automatisierungen zu einer Auswertung zusammen. Vorhanden sind der Status je Zeile auf Automatisierungen und die Sieben-Tage-Zusammenfassung je Workflow in der Detailansicht.

Bei manchen Automatisierungs-Zeilen bleibt die letzte Aktivität leer. Ein Strich bedeutet wirklich nie gelaufen oder noch nicht erfasst — nicht null Aktivität.

Wer darf diese Seiten nutzen, und von welchem Gerät?

Diese Seiten sind nur für Admins und Eigentümer, und sie funktionieren im Webbrowser. Mitglieder ohne Adminrechte sehen die Bedienelemente entweder gar nicht oder nur lesend, und der Server prüft die Rolle bei jedem Schreibvorgang erneut — eine ausgeblendete Schaltfläche ist also nicht das Einzige, was die Aktion schützt.

Es gibt keine native mobile App und keine Push-Benachrichtigungen. Was im Smartphone-Browser gut funktioniert, ist das Freigeben; die Verwaltung nicht. Einen Operator registrieren, einen Workflow auf dem Canvas bearbeiten oder alle Automatisierungen pausieren — das alles gehört an einen Desktop-Rechner. Siehe Wer freigeben darf, und wo für das vollständige Bild zu den Geräten und Integrationen dafür, was jede Verbindung tun darf, sobald ein Workflow sie erreicht.

Kann ich die Playbooks selbst einsehen und bearbeiten?

Teilweise. Workflows können Sie öffnen, ändern und neu veröffentlichen, sofern Sie Admin sind. Die Eingangs-Playbooks nicht — ein Playbook ist eine wiederverwendbare Ablaufvorlage, und dafür gibt es überhaupt keine Seite.

Was Sie bearbeiten können. Unter Erstellen → Workflows öffnet ein neuer Workflow eine Seite mit fertigen Startvorlagen, die Sie nach verantwortlichem Head filtern können. Eine davon auszuwählen legt einen Entwurf an und setzt Sie direkt in den Canvas-Editor: eine Bibliothek von Schritten zum Hineinziehen, ein Bereich zum Konfigurieren jedes Schritts, eine Kostenschätzung, die Versionshistorie und eine Schaltfläche Publish . Ein Entwurf hat nichts auszuführen, solange Sie keine Version veröffentlicht haben. Workflows anzulegen, zu bearbeiten, zu veröffentlichen und zu löschen ist Admins vorbehalten, und hinter einigen Startvorlagen-Karten stehen keine fertigen Schritte, sodass sie stattdessen einen leeren Canvas öffnen.

Das Feld Beschreibe, was du brauchst tut weniger, als sein Wortlaut nahelegt. Es gleicht Ihre Eingabe mit den vorhandenen Startvorlagen ab und schlägt die nächstliegenden vor — einen dieser Vorschläge auszuwählen setzt tatsächlich eine echte Startvorlage ein. Erstellen zu drücken schreibt Ihnen dagegen keinen Workflow: Es legt einen leeren Entwurf an, benannt nach Ihrem Satz.

Was Sie nicht bearbeiten können. Die Playbooks, die entscheiden „wenn ein Vorgang dieser Art eintrifft, tue dies und das“, richten Sie nicht selbst ein. Es gibt weder eine Liste noch einen Editor dafür, und der Eintrag Branchenpakete unter Ressourcen ist ein Platzhalter, keine Bibliothek. Der Playbook-Abgleich selbst ist größtenteils noch nicht gebaut, hinter der fehlenden Seite steckt heute also wenig — siehe wie Ihr Team lernt.

Was dem am nächsten kommt und Sie selbst steuern, sind die Trainingsregeln, die Sie über das Feld KI trainieren in einer Triage-Zeile schreiben. Trainingsregeln sind Regeln für Ihren Workspace; es wird damit kein KI-Modell trainiert. Sie stehen auf der Seite Kanäle, wo ein Admin eine davon abschalten oder löschen kann.

Wie steuere ich, was Business-Gym ausgibt?

Setzen Sie unter Verwaltung → Einstellungen im Abschnitt Spend

eine **Tagesobergrenze** in Euro und für einen einzelnen Head

eine Tagesobergrenze auf dessen eigener Einstellungsseite. Diese beiden sind die Bedienelemente, die tatsächlich greifen. Die Monatsobergrenze in derselben Spend-Karte wird gespeichert und Ihnen wieder angezeigt, aber heute setzt sie nichts durch.

Beide Felder der Spend-Karte speichern — die Änderung ist Admins vorbehalten und wird ins Audit-Protokoll geschrieben. Wirksam ist die tägliche. Bevor ein geplanter Workflow-Lauf von allein auslöst, addiert Business-Gym dessen geschätzte Kosten zu dem, was Ihr Unternehmen an diesem Tag bereits ausgegeben hat; läge die Summe über der Obergrenze, wird der Lauf übersprungen und protokolliert, nicht gekürzt. Was vom Tagesbudget übrig ist, wird dann höchstens zur eigenen Obergrenze dieses Laufs, ein einzelner Lauf stoppt also, sobald er sie erreicht. Der Tag zählt ab Mitternacht UTC, nicht ab Ihrer lokalen Mitternacht.

Zwei Einschränkungen dazu. Ein Lauf, den Sie selbst starten, durchläuft diese Prüfung nicht — die Tagesobergrenze des Unternehmens regelt, was das System unbeaufsichtigt tut. Und sie regelt geplante Workflow-Läufe; die eigenen Ticks eines Heads hält stattdessen die Obergrenze dieses Heads.

Ein einzelner Head kann im Abschnitt Cost caps seiner Einstellungsseite eine eigene Obergrenze pro Tag tragen. Ein Head, der sie ausgeschöpft hat, wird bis zum nächsten Tag bei seinen geplanten Ticks übersprungen, mit protokolliertem Grund, und innerhalb eines Ticks, der doch läuft, entfällt der teure strategische Schritt, sobald die Obergrenze erreicht ist. Die Bedienelemente Per run, Per month und On cap trip

daneben sind als Stubs gekennzeichnet und tun nichts. Zwei

Dinge zum funktionierenden Feld: Das Feld Per day öffnet leer, statt die bereits gespeicherte Obergrenze zu zeigen — es leer zu lassen ändert nichts, aber Sie können Ihre aktuelle Obergrenze nicht daraus ablesen —, und der Reiter Cost

des Heads zeigt immer „no daily cap set“, ganz gleich, was Sie

gespeichert haben.

Nichts warnt Sie, bevor eine Obergrenze erreicht ist. Die Anzeige trägt eine Zeile, die eine Concierge-Warnung dreißig Minuten vor dem Reißen einer Obergrenze verspricht; diese Warnung gibt es heute nicht. Was Sie bekommen, sind zwei passive Signale, beide auf der Übersicht: Die Anzeige Monatsbudget wechselt die Farbe, wenn die prognostizierten Ausgaben des Monats sich ihrer Obergrenze nähern und sie dann überschreiten, und in der Liste Ausnahmen erscheint ein Eintrag, sobald die Prognose darüber liegt.

Lesen Sie diese Anzeige als das, was sie ist — ein Indikator, keine dritte Grenze. Ihre Obergrenze ist die Summe Ihrer Tagesobergrenzen je Head über die Tage des Monats, nicht die Monatszahl in den Einstellungen. Das Budget auf der Seite Kosten & Nutzung ist noch einmal etwas anderes: Es ist auf Deployment-Ebene festgelegt und kein Bedienelement, das Sie setzen.

Welche KI-Modelle betreiben mein Team, und kann ich wählen?

Ihr Team läuft auf Claude-Modellen von Anthropic — Opus, Sonnet und Haiku —, und es gibt je Head eine Modell-Einstellung, die ein Admin ändern kann; heute entscheidet sie allerdings deutlich weniger, als es aussieht. Das Bedienelement ist das Auswahlfeld Model auf dem Reiter Configure dieses Heads, und es nennt die genaue Version jedes Modells. Jeder Head startet auf dem leistungsfähigsten der drei.

Das Auswahlfeld listet nur Modelle, die tatsächlich angebunden sind, und das heißt heute Claude und sonst nichts. Kein anderer KI-Anbieter ist in der App auswählbar.

Ihr Tarif verkleinert das Menü nicht. Test- und zahlende Kunden bekommen dieselben drei Modelle — die Modellwahl schalten Sie nicht frei, indem Sie mehr zahlen.

Was die Einstellung noch nicht entscheidet

Der Chat mit einem Head liest das Auswahlfeld überhaupt nicht. Er verwendet die eingebaute Voreinstellung dieses Heads, und das ist heute bei jedem Head das leistungsfähigste Modell.

Fast jeder Schritt innerhalb einer Automatisierung wird einzeln geroutet, und dieses Routing hat Vorrang vor dem gespeicherten Modell des Heads. Entwürfe mit Kundenkontakt gehen an das stärkste Modell, strukturiertes Klassifizieren an das mittlere und mechanische Arbeit — zusammenfassen, extrahieren, übersetzen — an das schnellste. Das ist eine bewusste Kostenentscheidung, und man sollte sie kennen: Mechanische Schritte laufen absichtlich auf einem günstigeren Modell. Eine Seite, um dieses Routing Schritt für Schritt zu überschreiben, gibt es nicht.

Eine Art von Schritt ist die Ausnahme und folgt weiterhin dem Auswahlfeld. Wir werden nicht so tun, als wäre das eine Funktion — es ist eine Inkonsistenz, die wir kennen und beheben, und sie ist der Grund, warum diese Seite Ihnen nicht sagt, das Auswahlfeld steuere Ihre Automatisierungen.

Die ehrliche Zusammenfassung lautet also: Sie können je Head ein Modell festhalten, aber bei fast jeder Arbeit entscheidet das oben beschriebene Routing über das Modell. Wenn ein bestimmter Head auf ein Modell festgelegt werden muss, sprechen Sie uns an, statt sich allein auf das Auswahlfeld zu verlassen.

Was der Modellanbieter mit dem Text macht, den Ihr Team ihm schickt, ist eine Frage der Datenverarbeitung und keine Frage der Einstellungen; diese Seite ist nicht der Ort, um eine Antwort darauf hineinzulesen. Fragen Sie uns direkt, dann beantworten wir sie ordentlich.