Wer freigeben darf, und wo

Freigeben heißt in Business-Gym: eine Entscheidung, die ein angemeldetes Mitglied in der App trifft. Eine kurze Liste von Workflow-Freigaben lässt sich auch per Link entscheiden, aber alles mit Wirkung außerhalb der Plattform bleibt bewusst in einer echten Sitzung.

Diese Seite behandelt, wer welche Rolle haben kann, was ein Entscheidungslink darf und wie die Antwort für Smartphones heute lautet. Manches, was Sie anderswo gelesen haben, ist dem Produkt voraus — das wird unten offen benannt.

Wer kann Mitglied sein, und mit welcher Rolle?

Business-Gym liefert genau vier Mitgliedsrollen aus:

Rolle	Name im Produkt
Eigentümer	owner
Admin	admin
Freigeber	approver
Nur lesen	read

Das ist die vollständige Liste. Wenn eine Präsentation, ein Konzeptpapier oder eine Spezifikation, die Sie erhalten haben, eine andere Rolle nennt, beschreibt sie etwas, das es im Produkt nicht gibt — prüfen Sie die vier Namen oben, bevor Sie damit planen.

Rollen werden pro Mitgliedschaft vergeben, nicht pro Person — jemand kann hier eine Rolle haben und anderswo eine andere.

Kann ich per Link in einer E-Mail oder Teams-Nachricht freigeben?

Manchmal, und die Grenze ist strikt: Ein per E-Mail versandter Link kann eine Workflow-Freigabe entscheiden, aber nichts, was sendet, Geld ausgibt oder in ein anderes System schreibt.

Entscheidungslinks sind per Allowlist ausschließlich auf Workflow-Freigaben beschränkt. Wenn der Vorgang aus einem Workflow stammt, kann der Link Ihre Entscheidung tragen. Alles andere weist der Link zurück und muss in der App entschieden werden.

Die Freigabearten mit Nebenwirkung sind damit ausschließlich in der App zu entscheiden:

• inbound_draft_reply — eine Antwort auf einen eingehenden Vorgang entwerfen
• crm_outreach — alles, was eine Person in Ihrem CRM kontaktiert
• Schreibvorgänge in ein Führungssystem (System of Record)
• und alle übrigen Arten, die etwas außerhalb von Business-Gym verändern

Ein Link ist keine allgemeine Freigabe-Schaltfläche

Bauen Sie keinen Prozess auf der Annahme auf, Ihr Team könne die Warteschlange aus dem Posteingang abarbeiten. Nur Workflow-Vorgänge lassen sich so entscheiden. Der Rest liegt weiterhin in der Freigabe-Warteschlange und wartet darauf, dass jemand sie öffnet.

Warum kann ich einen Stapel Rechnungen nicht per E-Mail-Antwort freigeben?

Weil die Antwort auf eine Nachricht kein Entscheidungskanal ist. Manches Material beschreibt, wie sich mehrere rechnungsartige Freigaben per E-Mail-Antwort abarbeiten lassen. So funktioniert das Produkt nicht, und das sagen wir lieber klar, als dass Sie es mitten im Monat herausfinden.

Der Grund ist Schutz, nicht Umständlichkeit. Eine E-Mail-Antwort lässt sich leicht fälschen, leicht von einem Gerät senden, über das Sie keine Kontrolle mehr haben, und leicht versehentlich vom Sperrbildschirm eines Smartphones auslösen. Eine Entscheidung, die Geld bewegt, in ein Führungssystem schreibt oder etwas in Ihrem Namen sendet, fällt in einer angemeldeten Sitzung, in der die Plattform weiß, dass Sie es waren.

Also: Öffnen Sie Freigaben und entscheiden Sie dort. Stapelentscheidungen gibt es innerhalb der Warteschlange weiterhin — Sie können eine Entscheidung auf mehrere Vorgänge anwenden —, aber die Entscheidung selbst treffen Sie in der App.

Kann ich auf dem Smartphone freigeben?

Ja, im Browser. Es gibt keine native mobile App — keine iOS-App, keine Android-App, heute nichts in einem App Store.

Die Antwort für Smartphones ist die responsive Web-Seite /approvals. Sie funktioniert im mobilen Browser, und es ist dieselbe Warteschlange, die Sie auf dem Laptop sehen.

Ein Fingertipp genügt

Legen Sie die Seite Freigaben auf den Startbildschirm Ihres Smartphones. So kommen Sie mit einem Fingertipp in die Warteschlange, ohne auf eine native App zu warten, die es noch nicht gibt.

Woran erkenne ich, dass etwas auf mich wartet?

Über Teams- und E-Mail-Digests aus Ihren Concierge-Kanälen.

Eine Infrastruktur für Push-Benachrichtigungen gibt es nicht. Ihr Smartphone vibriert nicht, wenn ein Vorgang eintrifft, und es gibt kein In-App-Push, das Sie abonnieren könnten. Wenn eine Entscheidung zeitkritisch ist, planen Sie mit dem Takt der Digests oder damit, dass jemand die Warteschlange öffnet — nicht mit einer sofortigen Benachrichtigung.

Was kann ich nur im Web tun?

Das Freigeben ist der mobiltaugliche Teil. Der größte Teil der übrigen Plattform ist bewusst nur im Web verfügbar:

• Workflow-Editor
• Einrichtung der Integrationen
• Verwaltung der Wissensdatenbank
• Einstellungen
• Team und Berechtigungen
• Analysen
• Abrechnung

Auch der Kauf läuft nur im Web, und das ist eine bewusste Entscheidung und keine Lücke, die noch geschlossen wird.

Praktisch heißt das: Das Smartphone ist zum Entscheiden da, der Laptop zum Einrichten. Wenn jemand aus Ihrem Team unterwegs ist und einen Connector hinzufügen oder eine Rolle ändern muss, wartet das auf einen Browser an einem richtigen Rechner.

Was gibt es noch nicht?

• Native mobile App — nicht verfügbar. Nutzen Sie die responsive Web-Seite für Freigaben.
• Push-Benachrichtigungen — nicht verfügbar. Teams- und E-Mail-Digests über Concierge-Kanäle sind heute der Benachrichtigungsweg.
• Vorgänge mit Nebenwirkung per Link oder E-Mail-Antwort freigeben — nicht verfügbar und auch nicht als Bequemlichkeit geplant. Entscheidungslinks bleiben per Allowlist auf Workflow-Freigaben beschränkt.

Als Nächstes: Die Freigabe-Warteschlange abarbeiten zeigt, wie Sie einen Vorgang lesen und prüfen, ob die freigegebene Aktion tatsächlich ausgeführt wurde.