Aus einer Tabelle importieren

Ein Admin oder der Eigentümer importiert Firmen, Kontakte und Deals aus einer CSV-Datei mit Importieren auf der Seite Kunden. Sie prüfen, welche Spalte was enthält, sehen in einer Vorschau, was neu ist und was mit vorhandenen Datensätzen verknüpft wird, und importieren dann genau diese Vorschau.

Wer kann importieren, und wo?

Ein Admin oder der Eigentümer, auf der Seite Kunden. Importieren steht oben neben Neuer Lead und Neuer Kunde und öffnet Firmen, Kontakte und Deals importieren. Ein Freigeber und ein Mitglied mit der Rolle Nur lesen sehen die Schaltfläche nicht.

Die Regel gilt auch auf dem Server, nicht nur an der Schaltfläche. Wer eine Rolle unterhalb von Admin hat, wird beim Import und bei der Vorschau gleichermaßen abgewiesen, denn schon die Vorschau liest die Firmen Ihres Workspace, um die zu finden, mit denen eine Zeile verknüpft wird.

Der eigene Workspace der Plattform hat keine Schaltfläche Importieren: Er führt seine Firmen in Dynamics, nicht im integrierten CRM. Der Server lehnt einen Import dort ebenfalls ab. Jeder andere Workspace führt sein CRM in Business-Gym, wie Wo liegen Ihre CRM-Daten? erklärt.

Wie importiere ich eine Tabelle?

In vier Schritten, in dieser Reihenfolge. Vor dem letzten wird nichts geschrieben.

1. Wählen Sie die Datei. Der Dialog sagt „Nur CSV-Dateien. In Excel: Datei > Speichern unter > CSV (Trennzeichen-getrennt).“ Ihr Browser liest die Datei, sobald Sie sie auswählen.
2. Prüfen Sie, welche Spalte was enthält. Der Dialog sagt zum Beispiel „120 Zeilen gefunden. Welche Spalte enthält was?“ und listet jedes Feld auf, das er importieren kann: Firma, Web-Domain, Typ (lead, prospect, customer), Ansprechpartner, E-Mail des Kontakts, Telefon des Kontakts, Rolle des Kontakts, Deal, Phase des Deals, Wert des Deals (EUR) und Erwarteter Abschluss. Jedes Feld ist zunächst auf die Spalte eingestellt, deren Überschrift der Dialog dafür erkennt, oder auf (nicht importiert), wenn keine Überschrift passt. Sie können jede Zuordnung ändern oder ein Feld auf (nicht importiert) stellen.
3. Sehen Sie sich die Vorschau an. Vorschau fragt den Server, was der Import bewirken würde, und schreibt nichts. Die Schaltfläche bleibt gesperrt, bis für Firma eine Spalte gewählt ist.
4. Importieren Sie. Die eigene Schaltfläche Importieren des Dialogs führt genau diese Vorschau aus.

Die Datei selbst wird niemals hochgeladen. Übermittelt werden nur die Felder, die Sie zugeordnet haben, einmal für die Vorschau und noch einmal für den Import; eine Spalte, die auf (nicht importiert) steht, verlässt Ihren Browser also niemals. Die Vorschau hat keine Schaltfläche zurück zu den Spalten: Um eine Spalte zu ändern, schließen Sie den Dialog mit Abbrechen und beginnen von vorn.

Wie muss die Datei aussehen?

Eine Überschriftenzeile, danach höchstens 500 Zeilen, jede davon eine Firma mit höchstens einem Kontakt und einem Deal. Erforderlich ist nur der Firmenname. Bei einer längeren Datei hält der Dialog sofort an und meldet „Diese Datei hat 812 Zeilen. Importieren Sie höchstens 500 auf einmal.“

• Zeichen: UTF-8, mit oder ohne Byte Order Mark (BOM). Eine Datei, die kein gültiges UTF-8 ist, wird als Windows-1252 gelesen, sodass die Umlaute einer Excel-CSV, die nicht als UTF-8 gespeichert wurde, richtig ankommen.
• Trennzeichen: Semikolon, Komma oder Tabulator, erkannt an der ersten Zeile der Datei. Ein Wert in doppelten Anführungszeichen darf das Trennzeichen oder einen Zeilenumbruch enthalten.
• Spaltenüberschriften: Erkannt werden deutsche, englische und französische Bezeichnungen, etwa Firma, Company oder Entreprise und Betrag, Amount oder Montant. Eine Überschrift muss als Ganzes passen; Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Eine Spalte, die nur Name heißt, wird als Ansprechpartner vorgeschlagen, nicht als Firma — prüfen Sie die Vorschläge deshalb. Eine Spalte ohne Überschrift wird nach ihrer Position angeboten, etwa Spalte 3 für die dritte.
• Typ: lead, prospect oder customer, in beliebiger Groß- und Kleinschreibung. Jedes andere Wort, etwa Kunde, führt dazu, dass die Zeile nicht gelesen wird. Eine neue Firma ohne Typ ist ein Interessent (prospect).
• Beträge sind Euro. Ein €-Zeichen, „EUR“ und Leerzeichen werden ignoriert. Datumsangaben werden in zwei Formen gelesen, 31.12.2026 und 2026-12-31, jeweils mit vierstelliger Jahreszahl.

In der Datei	Gelesen als
1.234,50 oder 1,234.50	1.234,50 €
1.234.567	1.234.567,00 €
1234,5	1.234,50 €
1.234 oder 1,234	nicht gelesen: die Zeile wird aufgeführt
31.12.2026 oder 2026-12-31	31. Dezember 2026
31.02.2026 oder 31.12.26	nicht gelesen: die Zeile wird aufgeführt

Was passiert mit einer Zeile, die nicht gelesen werden kann?

Die Zeile wird ausgelassen und aufgeführt, niemals erraten. Eine Zeile wird nicht gelesen, wenn ihre Firma leer ist oder wenn ihr Betrag, ihr Datum, ihre E-Mail-Adresse oder ihr Typ nicht lesbar ist. Ein Wert, der zweierlei bedeuten kann, wie 1.234, gilt als nicht gelesen, ebenso ein negativer Betrag.

Ausgelassen und aufgeführt wird eine Zeile auch, wenn der Import einen ihrer Werte ablehnen würde: eine E-Mail-Adresse, die er nicht annimmt, etwa eine mit Umlaut, einen Betrag von mehr als einer Billion Euro oder einen Text, der länger ist, als sein Feld erlaubt. Die Grenzen sind 300 Zeichen für Firma, 253 für Web-Domain, 200 für Ansprechpartner, Rolle des Kontakts und Deal, 80 für Phase des Deals und 60 für Telefon des Kontakts. Hat ein Kontakt keinen Namen, steht seine E-Mail-Adresse an der Stelle des Namens; eine Adresse mit mehr als 200 Zeichen wird deshalb unter Ansprechpartner aufgeführt. Die übrigen Zeilen erscheinen trotzdem in der Vorschau.

Die Vorschau sagt dann zum Beispiel „3 Zeilen der Datei konnten nicht gelesen werden und werden nicht importiert:“, gefolgt von Einträgen wie Zeile 7: Wert des Deals (EUR) “1.234”. Der Dialog zeigt die ersten 20 Einträge und kürzt einen Wert mit mehr als 40 Zeichen auf die ersten 40, gefolgt von Auslassungspunkten (…). Bei den Zeilennummern zählt die Überschrift als Zeile 1, leere Zeilen zählen nicht mit, und ein Wert in Anführungszeichen mit einem Zeilenumbruch darin bleibt Teil einer einzigen Zeile. Ist überhaupt keine Zeile lesbar, sagt der Dialog „Keine Zeile dieser Datei konnte gelesen werden. Prüfen Sie die Spalte für die Firma.“

Was zeigt die Vorschau?

Was jede lesbare Zeile bewirken würde. Zuerst kommt eine Zusammenfassung wie „Neue Firmen: 12. Mit Ihren Firmen verknüpft: 3. Neue Kontakte: 10. Neue Deals: 8. Übersprungen: 1.“, dann ein Eintrag pro Zeile: legt Acme GmbH an, verknüpft mit Acme GmbH oder der Grund, warum die Zeile übersprungen wird.

Was Sie schon haben, sucht eine Zeile nur in Ihrem eigenen Workspace:

• Eine Firma wird zuerst über die Web-Domain gefunden, dann über den Namen, ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung. Bei der Domain werden https://, www. und jeder Pfad ignoriert, sodass https://www.acme.de/about als acme.de gilt. Gefunden werden nur aktive Firmen; eine archivierte wird niemals verknüpft. Zeilen, die eine Firma nennen, die Sie noch nicht haben, legen sie gemeinsam nur einmal an, wenn sie dieselbe Web-Domain haben oder keine Web-Domain und denselben Namen.
• Ein Kontakt wird über die E-Mail-Adresse gefunden. Ein Treffer bei der Firma der Zeile wird verknüpft; bei einem Treffer bei einer anderen Firma wird die Zeile übersprungen, wie unten beschrieben. Ohne Treffer wird ein Kontakt angelegt, wenn die Zeile einen Namen oder eine E-Mail-Adresse hat; fehlt der Name, steht die Adresse an seiner Stelle. In beiden Fällen wird er Hauptkontakt des Deals dieser Zeile.
• Ein Deal wird für jede nicht übersprungene Zeile mit einem Wert in Deal angelegt. Deals werden niemals mit vorhandenen abgeglichen.

In zwei Fällen wird eine Zeile übersprungen und nennt den Grund:

• „übersprungen - diese Firma wird in einem externen CRM geführt“: Die Zeile bringt einen Kontakt oder einen Deal für eine Firma mit, deren führendes System ein externes CRM ist. Eine Zeile, die nur diese Firma enthält, wird verknüpft, und in die Firma wird nichts geschrieben.
• „übersprungen - diese Person ist schon Kontakt einer anderen Firma“: Die E-Mail-Adresse gehört zu einem Kontakt einer anderen Firma in Ihrem Workspace, auch dann, wenn die Firma der Zeile neu angelegt würde. Ein Import verschiebt keine Person zwischen Firmen.

Was passiert, wenn ich auf Importieren klicke?

Der Server plant den Import noch einmal und vergleicht das Ergebnis mit Ihrer Vorschau. Stimmen beide überein, wird jede Zeile der Reihe nach geschrieben und erhält ihr eigenes Ergebnis. Weichen sie ab, wird nichts geschrieben.

Beide weichen ab, wenn seit Ihrer Vorschau eine Firma oder ein Kontakt hinzugekommen ist oder sich geändert hat, und zwar so, dass sich ändert, was eine Zeile bewirken würde. Der Dialog meldet dann „Seit der Vorschau hat sich etwas geändert: Eine Firma oder ein Kontakt wurde angelegt oder geändert. Erstellen Sie die Vorschau neu.“ und kehrt zu den Spalten zurück, so wie Sie sie zugeordnet hatten. Klicken Sie auf Vorschau, prüfen Sie die neue Vorschau, und klicken Sie dann auf Importieren.

Am Ende zeigt der Dialog eine Zusammenfassung wie „Importiert: 20. Teilweise importiert: 1. Fehlgeschlagen: 0. Übersprungen: 2.“ und führt jede Zeile auf, die teilweise oder nicht importiert wurde, mit dem Grund nach einem Bindestrich:

Ergebnis	Bedeutung
Importiert	Alles, was die Vorschau für die Zeile gezeigt hat, wurde geschrieben oder verknüpft.
teilweise importiert (die Firma ist da, der Rest nicht)	Die Firma wurde geschrieben oder verknüpft, ihr Kontakt oder ihr Deal aber nicht. Was geschrieben wurde, bleibt; es wird nicht rückgängig gemacht.
nicht importiert	Die Firma konnte nicht geschrieben werden, also wurde nichts von der Zeile geschrieben. Eine spätere Zeile mit derselben Firma versucht, sie erneut anzulegen.
Übersprungen	Die Zeile wurde in der Vorschau übersprungen, aus dem dort genannten Grund.

Zeilen, die nicht gelesen werden konnten, sind in diesen Zahlen nicht enthalten: Diese Zeilen wurden niemals übermittelt.

Der Import wird als ein Eintrag im Audit-Protokoll festgehalten, mit der Anzahl der Zeilen, die importiert, teilweise importiert, fehlgeschlagen und übersprungen sind. Jede Firma, jeder Kontakt und jeder Deal, die er anlegt, wird ebenfalls festgehalten, so wie ein Datensatz, den Sie von Hand anlegen.

Ändert ein Import Datensätze, die ich schon habe?

Nur über die Regel für gewonnene Deals: Ein Deal, der in der Phase won importiert wird, kann seine Firma zum Kunden machen. Davon abgesehen legt ein Import an oder verknüpft, sonst nichts.

Eine vorhandene Firma und ein vorhandener Kontakt werden so verknüpft, wie sie sind: Web-Domain, Typ, Telefon oder Rolle aus der Datei werden nicht in sie geschrieben, und eine Person wird niemals zu einer anderen Firma verschoben. Eine Firma, die in einem externen CRM geführt wird, erhält durch einen Import keinen Kontakt und keinen Deal.

Die Regel für gewonnene Deals ist die übliche, keine eigene des Imports. Ein Deal, der in der Phase won importiert wird, macht seine Firma zum Kunden, wenn sie ein Lead oder ein Interessent war — genau so, wie es das Markieren des Deals als gewonnen von Hand täte, und das gilt auch für eine Firma, die Sie schon hatten.

In welche Phase kommt ein importierter Deal?

In die Phase aus Ihrer Spalte Phase des Deals, gespeichert genau so, wie sie geschrieben ist, oder in lead, wenn es keine gibt. Der Wert wird nicht mit den Namen abgeglichen, die Ihre Phasen anzeigen; schreiben Sie also den Schlüssel der Phase, nicht einen Namen, den Sie ihr gegeben haben.

Ist der Wert in Phase des Deals der Schlüssel einer Phase, die Sie archiviert haben, erhält die Zeile keinen Deal. Die Firma der Zeile und, falls vorhanden, ihr Kontakt werden trotzdem geschrieben oder verknüpft, und der Dialog führt die Zeile als teilweise importiert (die Firma ist da, der Rest nicht) - seine Phase ist archiviert auf. Die Vorschau erkennt das nicht und zählt den Deal als neu. Eine Zeile ohne Phase kommt in lead, auch wenn lead archiviert ist.

Für die sechs Phasen, mit denen jeder Workspace beginnt, lauten die Schlüssel lead, qualified, proposal, negotiation, won und lost. Ein Wert, der keiner der Phasenschlüssel Ihres Workspace ist, erscheint im Pipeline-Board in einer eigenen Spalte nach Ihren Phasen. Wie Schlüssel und Namen zusammenhängen, steht in Ihre Pipeline-Phasen, und wie Sie danach mit den Deals arbeiten, in Deals anlegen und verwalten.

Kann ich dieselbe Datei zweimal importieren?

Das können Sie, aber es ist keine Aktualisierung. Beim zweiten Mal werden die Firmen und die Kontakte mit E-Mail-Adresse, die der erste Import angelegt hat, verknüpft, aber jeder Deal wird noch einmal angelegt, ebenso jeder Kontakt ohne E-Mail-Adresse.

Um Zeilen nachzuholen, die nicht gelesen wurden, korrigieren Sie sie und importieren Sie nur diese Zeilen in einer eigenen Datei.