IT — was Sie einrichten und was Sie abschalten können

Eine IT-Leitung hat in Business-Gym eine kleine, konkrete Aufgabe: entscheiden, wer welche Rolle hält, die Rechner registrieren, die in Ihrem Namen handeln, die Verbindungen am Leben halten und wissen, wo der Schalter sitzt, der alles auf einmal stoppt. Alle vier erledigt eine angemeldete Person im Browser.

Die gute Nachricht für eine Risikoprüfung: Die Plattform arbeitet heute im Vorschlagsmodus (propose-only). Nichts führt sich von selbst aus, und externer Versand sowie alles, was Geld berührt, sind dauerhaft von einem Menschen freigegeben — siehe harte Untergrenze. Ihre Konfiguration entscheidet, wer freigeben darf, nicht ob freigegeben wird.

Was muss ich einrichten, bevor jemand das nutzen kann?

Ihre Einrichtungsoberflächen liegen in der Seitenleiste gebündelt unter Verwaltung, und es sind sechs. Das Audit-Protokoll sitzt separat unter Messen.

• Personen — das Mitarbeiterverzeichnis und das Organigramm. Nicht dasselbe wie Team.
• Team — die Kontomitgliedschaft in der App: wer einen Zugang hat und mit welcher Rolle.
• Integrationen — die Connectoren. Ein nicht verbundener Connector setzt ein rotes Kennzeichen auf diesen Eintrag in der Seitenleiste.
• Datenquellen — die Bindungen an tabellarische Quellen.
• Operatoren — die Registrierungen der Desktop-Operatoren und ihre Einmal-Token.
• Einstellungen — Richtlinien und Konfiguration Ihres Mandanten (Ihres abgeschotteten Unternehmensbereichs).

Ein sinnvoller erster Durchgang ist Team, dann eine Wissensquelle, dann die Connectoren, die Ihre Abteilungen wirklich brauchen. Erste Schritte geht die Schritte für Wissensquelle und Postfach der Reihe nach durch.

Welche Rollen kann ich vergeben, und was erlaubt jede davon?

Business-Gym bringt genau vier Mitgliedsrollen mit, und der Team-Bildschirm zeigt freundlichere Namen als die Werte, die er speichert. Beide stehen hier, damit eine Berechtigungsfrage und ein Screenshot zusammenpassen.

Gespeicherter Wert	Anzeige auf dem Team-Bildschirm	Was der Bildschirm dazu sagt
owner	Owner	Volle Kontrolle — Abrechnung, Mitglieder und jeder Head
admin	Admin	Heads, Workflows und Integrationen verwalten
approver	Member	Karten freigeben und Workflows ausführen (als empfohlene Voreinstellung angeboten)
read	Viewer	Nur-Lesen-Zugriff im gesamten Workspace

Die Rollen sind kumulativ und keine Sammlung getrennter Berechtigungen: read < approver < admin < owner. Ein Eigentümer erfüllt jede Prüfung, die auch ein Admin erfüllt, und ein Admin erfüllt jede Prüfung, die auch ein Freigeber erfüllt. Deshalb finden Sie keinen Bildschirm, auf dem Sie einzelne Fähigkeiten ankreuzen — es gibt keine Matrix je Berechtigung, nur die Leiter oben.

Rollen gelten je Mitgliedschaft, dieselbe Person kann also in einem Mandanten Admin und in einem anderen Viewer sein.

Hinweis

Rollennamen tragen Gewicht. Wenn eine Präsentation oder eine Spezifikation, die Sie erhalten haben, eine fünfte Rolle nennt, beschreibt sie etwas, das es im Produkt nicht gibt. Wer freigeben darf, und wo behandelt die Freigabeseite derselben vier Rollen.

Wer darf Personen einladen und entfernen?

Nur ein Eigentümer kann ein Mitglied einladen oder entfernen. Ein Admin kann Team öffnen und die Mitgliederliste lesen, aber die Aufrufe zum Einladen und Entfernen werden unterhalb von owner abgelehnt — und zwar auf dem Server durchgesetzt, nicht bloß in der Oberfläche versteckt, ein Admin kann es also auch nicht mit einer direkten Anfrage umgehen.

Der Einladungsdialog fragt eine E-Mail-Adresse und eine Rolle ab und sagt Ihnen klar, dass Einladungen und Rollenänderungen im Audit-Protokoll festgehalten werden. Das lässt sich nachprüfen — die Einträge sind da.

Zur Compliance-Zeile auf der Audit-Seite

Die Audit-Seite beschreibt sich selbst als an DSGVO und GoBD ausgerichtet, mit zehnjähriger Aufbewahrung und einem Ablaufprotokoll je Lauf. Das ist, was der Bildschirm sagt; behandeln Sie es als Beschriftung des Bildschirms und nicht als Nachweis, den diese Dokumentation bestätigen kann. Das Ablaufprotokoll je Lauf ist echt, und Sie können es lesen. Die Aufbewahrungsfrist und der Compliance-Status sind nichts, was eine Dokumentation belegen kann — der Einstellungsbildschirm desselben Produkts führt genau diese Nachweise weiterhin als ausstehend. Wenn eine zugesicherte Aufbewahrungsfrist für Ihre Prüfung zählt, lassen Sie sie sich in Ihrem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und von Ihrem eigenen Berater bestätigen, nicht über diese Seite.

Zwei Felder im Einladungsdialog tun noch nichts

Der Dialog bietet außerdem eine Auswahl Heads scope, eine persönliche Notiz und die Wahl zwischen einer Entra-ID-Suche und einem E-Mail-Link. Gesendet werden tatsächlich nur die E-Mail-Adresse und die Rolle. Eine Abgrenzung je Head wird heute nicht durchgesetzt — ein Member, den Sie einladen, kann im gesamten Workspace freigeben, nicht nur in den Heads, die Sie angehakt haben. Planen Sie Ihr Zugriffsmodell auf den vier Rollen, nicht auf der Bereichsauswahl im Dialog.

Die Schaltflächen Download, Send und auditor-access im Audit-Protokoll sind heute deaktiviert. Sie können das Protokoll in der App lesen; Sie können es von dieser Seite aus noch nicht exportieren, um es einem Prüfer zu übergeben.

Wie registriere ich einen Operator, ohne Zugangsdaten preiszugeben?

Ein Desktop-Operator ist ein Desktop-Agent, den Sie für einen Rechner registrieren, und seine Zugangsdaten sind ein Einmal-Token, das Ihnen genau einmal angezeigt wird. Business-Gym speichert davon nur einen Hash; es ist also wirklich nicht erneut abrufbar — nicht durch Sie, nicht durch den Support, nicht aus der Datenbank.

Die Registrierung ist kurz. Drücken Sie unter Verwaltung ▸ Operatoren auf + Register Operator, tragen Sie die E-Mail-Adresse des Operators ein, und das Token erscheint in einem Banner, das Sie auffordert, es jetzt in die Desktop-App einzufügen. Die Registrierung selbst wird in den Audit-Trail geschrieben; das Token niemals.

Auf jeder Operator-Zeile sitzen drei Bedienelemente:

• Rotate — gibt ein neues Einmal-Token aus. Das vorherige Token authentifiziert sofort nicht mehr.
• Revoke — setzt den Operator auf revoked, und sein Token funktioniert nicht mehr.
• View activity — öffnet ein Token audit (Ereignisse zu Registrierung, Rotation und Widerruf, samt der Person, die sie ausgelöst hat) und die letzten Anweisungen, die dieser Operator erhalten hat.

Jede Zeile trägt außerdem ein Zustandskennzeichen — online, offline, needs re-login oder revoked — dazu die Fähigkeiten, die Sitzungszustände und die Länge der Warteschlange. Diese Felder füllen sich, sobald sich der Operator zum ersten Mal meldet; vor seiner ersten Meldung zeigt ein frisch registrierter Operator fast nichts, und das ist erwartet und nicht kaputt.

Achtung

Ein Token lässt sich nicht zurücklesen. Wenn jemand das Banner schließt, bevor er es kopiert hat, ist Rotate die Lösung: Es gibt ein frisches Token aus und macht das alte ungültig.

Wenn Sie von dieser Seite aus eine Anweisung an einen Operator erteilen, ist das Kästchen Requires approval standardmäßig aktiviert. Desktop-Operatoren bedienen Werkzeuge, in denen Sie ohnehin angemeldet sind; sie schaffen keine Ausnahme vom Freigabe-Gate, das unter Eingang → Freigabe → Ausführung beschrieben ist.

Wie stoppe ich das ganze Team auf einmal?

Der Globale Not-Aus sitzt auf der Seite Ihre Heads, und ein Klick setzt jeden Head zurück auf Überwacht — das heißt, jede Aktion erfordert eine Freigabe, was auch immer der eigene Regler eines Heads sagt. Sie gehen keine Liste durch und stellen die Regler einzeln um.

Nur ein Eigentümer oder Admin sieht den Schalter; der Server setzt das durch und protokolliert die Änderung. Alle anderen sehen ein rein lesendes Banner — Not-Aus aktiv — alle Heads überwacht —, aber nur solange die Pause läuft, sodass niemand rätseln muss, warum das System still geworden ist.

Ihre Konfiguration wird dabei nicht gelöscht. Die Regler-Einstellungen je Head überstehen die Pause und kommen zurück, sobald Sie Not-Aus aufheben drücken. Was sich ändert, ist, was ein Head gerade jetzt tun darf. Mehr dazu unter Autonomie-Regler und Not-Aus.

Machen Sie sich klar, was der Schalter nicht ist: Er ist kein Not-Aus für die Anwendung selbst, er meldet niemanden ab, und er trennt Ihre Integrationen nicht. Er erzwingt den sicheren Modus, und der ist heute ohnehin schon der Modus, in dem alles läuft.

Was hält eine Verbindung am Leben, und was passiert, wenn eine abläuft?

Microsoft-Zugriffstoken sind zeitlich befristet, die Verbindungskarte ist deshalb so gebaut, dass sie Sie warnt, bevor eine Synchronisation zu scheitern beginnt, und nicht danach. Innerhalb eines Vierzehn-Tage-Fensters vor Ablauf zeigt die verbundene Karte eine Anzeige zum Token-Ablauf neben einer Schaltfläche Renew now, die den Zustimmungsablauf (Consent) neu startet.

Außerhalb dieses Fensters gibt es überhaupt kein Bedienelement zum Erneuern. Das ist Absicht — eine dauerhaft sichtbare Warnung bringt Menschen bei, Warnungen zu ignorieren.

Ist ein Token bereits abgelaufen oder wurde eine Berechtigung zurückgesetzt, wechselt die Karte in den Zustand Erneut verbinden erforderlich mit einer Schaltfläche Erneut verbinden, und sie sagt, dass keine Ordner und keine synchronisierten Dokumente verloren gegangen sind. Sie verbinden neu; Sie bauen nichts neu auf.

Und wenn ein Schritt einen Connector braucht, den niemand konfiguriert hat, sagt er Nicht verbunden, und der Vorgang wird eingereiht. Er wird niemals als erledigt gemeldet, und es wird kein Ergebnis erfunden. Dieser ehrliche Halt ist so gewollt — die Matrix je Connector finden Sie unter Integrationen, und wie der Wissensabgleich abgegrenzt wird, unter Datenquellen.

Was kann ich nur am Laptop erledigen?

Jede Oberfläche auf dieser Seite gibt es nur im Web, und das ist eine Konstruktionsentscheidung und keine Lücke. Team und Berechtigungen, die Einrichtung der Integrationen, die Pflege der Wissensdatenbank, Einstellungen und Abrechnung brauchen alle einen Browser auf einem richtigen Rechner.

Es gibt keine native Mobil-App — nichts in einem der beiden App-Stores — und keine Infrastruktur für Push-Benachrichtigungen. Ihr Telefon vibriert nicht, wenn etwas freigegeben werden muss; Teams und E-Mail-Digests sind der Benachrichtigungsweg. Das Freigeben selbst funktioniert im mobilen Browser auf der responsiven Seite Freigaben. Praktisch heißt das: Das Telefon ist zum Entscheiden da, der Laptop zum Konfigurieren.

Ist jemand aus dem Team unterwegs und braucht eine geänderte Rolle oder einen zusätzlichen Connector, muss das warten.

Was gibt es noch nicht?

Das sind die heutigen Grenzen, hier aufgelistet, damit Sie sie hier finden und nicht mitten in der Einführung.

• Abgrenzung je Head bei Einladungen — die Auswahl gibt es im Dialog, gesendet werden aber nur E-Mail-Adresse und Rolle. Der Zugriff wird allein über die vier Rollen geregelt.
• Audit-Export — die Schaltflächen Download, Send und auditor-access auf der Audit-Seite sind deaktiviert.
• Eigene oder feingranulare Rollen — nicht verfügbar. Die Leiter aus vier Rollen ist das ganze Modell.
• DATEV — nicht verbunden. Heute gelangt nichts dorthin; siehe DATEV.
• Native Mobil-App und Push-Benachrichtigungen — nicht verfügbar.
• Autonome Ausführung — nicht verfügbar, und keine Lücke. Die Plattform schlägt vor; ein Mensch gibt frei.

Können sich mehrere Personen — oder mehrere Unternehmen — ein Konto teilen?

Für Personen ja, für Unternehmen nur teilweise. Ein Business-Gym-Workspace ist für ein ganzes Team gebaut: Ein Eigentümer lädt Kolleginnen und Kollegen per E-Mail-Adresse vom Bildschirm Team aus ein, und jede Person hält eine der vier Mitgliedsrollen, die das Produkt mitbringt — owner, admin, approver und read. Der Team-Bildschirm zeigt die letzten beiden als Member und Viewer, die vier Namen oben sind aber die vollständige Liste; siehe Wer freigeben darf, und wo. Nur ein Eigentümer kann jemanden einladen oder entfernen, und um die Mitgliederliste überhaupt zu sehen, brauchen Sie mindestens Admin-Rechte. Eine Rolle gilt je Unternehmen, dieselbe Person kann also in einem Workspace Eigentümer und in einem anderen Viewer sein.

Zwei ehrliche Grenzen. Business-Gym versendet die Einladungsmail nicht für Sie. Das Einladen reserviert den Platz dieser Person im Workspace sofort, und sie ist in dem Moment dabei, in dem sie sich zum ersten Mal mit genau dieser Adresse anmeldet — sagen Sie ihr also Bescheid. Die Wahl zwischen Entra ID und Email link im Einladungsdialog ändert nichts am Ergebnis: Beide halten schlicht die Adresse und die Rolle fest. Und die Rolle eines bestehenden Mitglieds lässt sich nicht bearbeiten. Das Rollen-Bedienelement im Mitgliederdialog sieht funktionsfähig aus, speichert aber nicht; der Weg, der funktioniert, ist, dieselbe Adresse erneut mit der neuen Rolle einzuladen. Auch die Beschränkung einer Kollegin oder eines Kollegen auf bestimmte Heads wird im Dialog angeboten, aber nicht angewendet.

„Mehrere Unternehmen“ meint zwei verschiedene Dinge. Sie können mehr als einem Workspace angehören und über den Unternehmenswechsler zwischen ihnen wechseln, und nichts läuft dabei über: Jeder Datensatz, der zu einem Unternehmen gehört, wird auf dieses Unternehmen gefiltert, und ein Lesezugriff über Unternehmensgrenzen hinweg wird abgelehnt statt stillschweigend beantwortet. Einen zweiten Workspace aus der App heraus anzulegen, ist aber noch nicht möglich — diese Schaltfläche ist bewusst deaktiviert und nicht halb verdrahtet. Führen Sie stattdessen eine Gruppe von GmbHs unter einem einzigen Workspace, verweist Einstellungen → Multi-entity auf eine Seite Rechtliche Einheiten, die jede rechtliche Einheit und die Beteiligungen zwischen ihnen festhält: die Muttergesellschaft, ihren prozentualen Anteil, Mitinhaber von außerhalb der Gruppe und ob eine Einheit abgewickelt wird. Jedes Mitglied kann diese Liste lesen; Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen einer Einheit ist nur für Eigentümer möglich. Eine kombinierte Rechnung über diese Einheiten hinweg ist nicht gebaut und mit dem Vermerk Demnächst gekennzeichnet.

Als Nächstes: Geben Sie die vier Rollen an die Menschen weiter, die sie nutzen werden — wer freigeben darf, und wo —, oder sehen Sie unter Finanzen, was eine Abteilung mit dieser Einrichtung tatsächlich macht.