Finanzen

Stellen Sie sich die Muster GmbH vor, einen deutschen Mittelständler mit 30 Beschäftigten, in dem der Gründer jede Zahlung unterschreibt und eine Teilzeit-Buchhalterin die Forderungsliste in einer Tabelle führt. Business-Gym gibt den beiden ein sauberes Bild davon, wer was schuldet, für jeden überfälligen Kunden eine entworfene Erinnerung und eine echte Margenzahl — es gibt ihnen keine Schaltfläche zum Bezahlen, und es wird ihnen niemals eine geben.

Zwei Dinge sollten Sie wissen, bevor Sie weiterlesen, denn Finanzleser suchen nach beiden. Business-Gym kann kein Geld bewegen, auf keiner Autonomiestufe — das ist die harte Untergrenze und keine Voreinstellung. Und DATEV ist nicht verbunden, hier erreicht also nichts Ihre Buchhaltung.

Wie sieht eine Finanzwoche bei der Muster GmbH aus?

Der Rhythmus besteht aus kurzen Lesevorgängen und wenigen Entscheidungen, denn ehrlicherweise ist das die ganze Aufmerksamkeit, die ein 30-Personen-Unternehmen für Finanzen hat. Alles Folgende ist entweder ein Blick in Ihre eigenen Daten oder ein Entwurf, der an einem Gate stoppt.

Wann	Was passiert	Wer handelt
Werktags 08:00 Uhr (Europe/Berlin)	Der Mahnwesen-Workflow — sobald er angelegt und eingeschaltet ist — holt die überfälligen Rechnungen und entwirft je Kunde eine Erinnerung	Noch niemand — er hält an einem Gate an
An einem beliebigen Morgen	Sie öffnen Umsatz → Rechnungen und lesen die Fälligkeitsanalyse nach Zeiträumen	Sie, lesend
Wenn eine Rechnung fertig ist	Das Ausstellen merkt eine Freigabe vor, statt etwas zu senden	Sie, am Gate
Monatlich	Sie lesen Messen → Kommerziell für erfassten Umsatz, Bruttomarge und offene Forderungen	Sie, lesend
Wenn Geld eingeht	Sie erfassen die Zahlung von Hand aus dem Kontoauszug	Sie, tippend
Laufend	Ein Key Result liest Zahlungseingangsquote, Bruttomarge oder DSO aus Ihren eigenen Rechnungen neu	Niemand — ein täglicher Lesevorgang

Zwei Zeilen hängen an der Einrichtung und sind nicht ab Werk eingeschaltet: Der Mahnwesen-Workflow muss aus einer Vorlage angelegt und auf eine Datenquelle gerichtet werden, und die Zielkennzahlen bewegen sich erst, wenn Sie sie binden.

Wo stehen die Geldzahlen in der App?

Sie liegen auf drei verschiedenen Bildschirmen, und jeder beantwortet eine andere Frage zu denselben Rechnungen. Zu wissen, welchen Bildschirm Sie öffnen müssen, ist der größte Teil des Nutzens auf dieser Oberfläche.

Die Seite Umsatz in der Seitenleiste ist die Arbeitsansicht. Sie hat drei Tabs — Aufträge, Rechnungen und Umsatz —, und der Tab Rechnungen trägt die Fälligkeitsanalyse, gestaffelt nach Aktuell, 1–30 Tage, 31–60, 61–90 und 90+. Die Zahl am Navigationseintrag Umsatz sind Ihre überfälligen Rechnungen. Lesen steht dem ganzen Workspace offen; Aufträge und Rechnungen anlegen und bearbeiten dürfen nur Eigentümer und Admins.

Messen → Kommerziell ist die Kennzahlenübersicht. Dort steht eine KPI-Zeile — Erfasster Umsatz, Bruttomarge, Pipeline, Offene Forderungen, Auftragsbestand, Gewinnrate — und darunter der Angebot-zu-Zahlung-Funnel (Quotes — Ihre Kundenangebote). Dazu kommen die Tabelle Marge pro Angebot (Offerings — Ihr Leistungskatalog) mit Umsatz, Kosten, Marge und Marge %, Ihre Top-Kunden nach Umsatz und noch einmal die Fälligkeitsanalyse. Für jedes Mitglied des Workspace ist die Seite nur lesend.

Achtung

Die Bruttomarge rechnet nur mit den Kosten, die Sie eingetragen haben. Jede Leistung hat ein Feld Kostenbasis; Leistungen ohne diesen Wert bleiben aus der Berechnung heraus, statt geschätzt zu werden, und die Kennzahl trägt den Hinweis „Kostenbasis fehlt bei einigen Positionen — die Marge unterschätzt die tatsächlichen Kosten.“ Behandeln Sie eine schmeichelhafte Marge mit fehlender Kostenbasis als unfertige Daten und nicht als gute Nachricht.

Übersicht → Liquidität & Reichweite ist die Kachel, die es noch nicht wirklich gibt. Dahinter ist keine Quelle für Finanzsalden angebunden, deshalb zeigt sie statt einer Zahl die Aufforderung Finanzquelle verbinden. Das ist Absicht — eine erfundene Liquiditätszahl wäre schlimmer als eine leere Kachel. Wie sich der Rest dieser Seite verhält, steht unter Das Übersichts-Cockpit.

Was passiert tatsächlich, wenn Sie eine Rechnung ausstellen?

Das Ausstellen merkt eine Freigabe vor — es sendet nichts an irgendwen. Die Rechnung wechselt von Draft (Entwurf) in den Status, der als Zur Freigabe angezeigt wird, und in der Freigabe-Warteschlange erscheint ein Freigabe-Vorgang der Art invoice.issue, über den ein Mensch entscheidet. Ausstellen lässt sich nur ein Entwurf mit positiver Summe, und der vorgemerkte Vorgang trägt Rechnungsnummer, Kunde und Betrag.

Die Freigabe setzt die Rechnung auf Sent (Versendet), stempelt eine externe Referenz auf, die nur ein Stub (ein Platzhalter) ist, und schreibt einen Eintrag ins Audit-Protokoll — aber die Stripe- und Datev-Connectoren dahinter laufen ohne Außenwirkung (dark). Es entsteht keine Abbuchung, und in Ihrer Buchhaltung wird nichts gebucht. Bis produktive Zugangsdaten und eine gesonderte Go-live-Entscheidung vorliegen, versenden und kassieren Sie außerhalb von Business-Gym und nutzen den Rechnungsdatensatz, um den Stand zu verfolgen.

Achtung

Auf der Detailseite einer Rechnung sind Ausstellen und Zahlung erfassen für Eigentümer und Admins zwar sichtbar, aber deaktiviert. Den Weg zum Vormerken gibt es als API-Route, noch nicht als Schaltfläche, die Sie anklicken können.

Eine Zahlung zu erfassen ist manuelle Dateneingabe, und zwar bewusst. Sie sagen dem System, welches Geld tatsächlich eingegangen ist; es erhöht den bezahlten Betrag und setzt die Rechnung auf Paid (Bezahlt), sobald die Summe gedeckt ist. Es zieht niemals Geld ein und gleicht niemals Bankumsätze für Sie ab. Die Mechanik steht vollständig unter Umsatz und Rechnungen.

Ist DATEV verbunden?

DATEV ist nicht verbunden, und heute erreicht nichts von dem, was Business-Gym tut, dieses System — keine Buchung, kein Dokument-Upload, kein Zahlungsstatus, kein übergebener Export. Es ist der am häufigsten gewünschte Connector, und Finanzleser erwarten ihn dort — deshalb sagt diese Seite es deutlich, statt einen Bildschirm etwas anderes andeuten zu lassen.

Auf Ihrem Bildschirm Integrationen erscheint DATEV unter Finance & operations mit einem grauen Vermerk Demnächst und deaktivierten Aktionen. Sechs Operationen sind dahinter gebaut — offene Posten lesen, die Liquiditäts- und Bankposition lesen, ein Dokument hochladen, den Zahlungsstatus setzen, eine Bankposition anhängen, eine Buchung anlegen — und jede einzelne davon läuft ohne Außenwirkung (dark). Fordern Sie eine davon an, liefert der Schritt schlicht das Ergebnis Nicht verbunden, und der Vorgang wird eingereiht.

Der Datev-Effector hinter dem Ausstellen einer Rechnung — das Modul, das eine Aktion im angebundenen System tatsächlich ausführen würde — ist dieselbe Stelle, die ohne Außenwirkung (dark) läuft. Deshalb bucht die Freigabe einer Ausstellung nichts. Was vorbereitet ist, was ein registrierter Desktop-Operator lesen kann und was Sie in der Zwischenzeit tun, steht unter DATEV.

Tipp

Solange es den Connector nicht gibt, legen Sie Ihre DATEV-Exporte in die Wissensdatenbank. Indexierte Exporte lassen einen Head Fragen beantworten und die echten Zahlen belegen, ohne dass eine Verbindung in Betrieb ist.

Kann es überfällige Rechnungen für mich anmahnen?

Es kann für jeden überfälligen Kunden die Mahnung entwerfen; senden müssen Sie sie selbst. Business-Gym liefert auf dem Bildschirm Neuer Workflow unter dem Head Accounting (Buchhaltung) die Workflow-Vorlage Mahnwesen / überfällige Forderungen mit, und sie ist von Grund auf entwurfsorientiert gebaut.

Der Ablauf ist ein Zeitplan werktags 08:00 Uhr Europe/Berlin, der den Fälligkeitsbericht der offenen Posten holt, jeden Kunden danach staffelt, wie spät er dran ist — eine freundliche Erinnerung ab 7 Tagen, eine förmliche Mahnung ab 30 —, je Kunde eine zur Stufe passende Nachricht entwirft, an einem Freigabe-Gate anhält, an dem ein Mensch entscheidet, und erst danach sendet und das Ergebnis protokolliert. Der Sendeschritt hat genau einen Zugang, und dieser Zugang ist das Gate. Der Entwurfsschritt ist angewiesen, ausschließlich die echten Zahlen zu verwenden, die er bekommen hat, und niemals einen Betrag oder ein Datum zu erfinden, zu runden oder zu schätzen.

Zwei Punkte bei der Einrichtung entscheiden, ob das bei Ihnen jemals läuft. Aus der Vorlage anzulegen legt einen Entwurf eines Workflows im Editor ab und keine Automatisierung in Betrieb, und die URL des Datenschritts ist leer, bis Sie sie auf Ihre Quelle für überfällige Rechnungen richten. Nichts passiert, bis beides erledigt ist.

Zwei benachbarte Vorlagen liegen unter demselben Head und folgen derselben Regel: USt-Voranmeldung vorbereiten stellt ein abgabefertiges USt-Paket für Ihren Steuerberater zusammen und reicht niemals beim Finanzamt ein, und Bankabstimmung meldet Abweichungen als Hinweis und hat überhaupt keinen Buchungsschritt.

Welche Finanzzahlen kann ein Ziel tatsächlich lesen?

Ein Key Result kann mehr Finanzkennzahlen lesen, als die meisten erwarten, und jede einzelne davon ist rein lesend. Auf der Seite Ziele trägt jedes Key Result die Schaltfläche Live-Quelle binden, und die finanzrelevanten Quellen teilen sich in zwei Gruppen.

Aus Ihren eigenen Business-Gym-Daten, ohne externe Zugangsdaten: Bruttomarge % — gesamt, nur Produkte oder nur Dienstleistungen —, Zahlungseingangsquote und Debitorenlaufzeit (DSO). Aus Stripe, über einen eingeschränkten Schlüssel mit reinem Lesezugriff: monatlich und jährlich wiederkehrender Umsatz, aktive Abonnements, Abonnements in der Testphase, Churn-Rate über 30 Tage und neue Kunden in den letzten 30 Tagen.

Gebundene Quellen werden einmal täglich um 04:13 UTC neu gelesen, und ein Eigentümer oder Admin kann Jetzt aktualisieren drücken. Jeder Lesevorgang ist rein lesend — eine Kennzahl zu aktualisieren schreibt niemals nach Stripe oder irgendwohin sonst zurück.

Die Ehrlichkeitseigenschaft ist der Teil, dem Sie trauen sollten: Eine Quote ohne Grundlage wird als unbekannt ausgewiesen, nicht als null. Die Zahlungseingangsquote liefert keine Daten, solange nicht tatsächlich etwas in Rechnung gestellt wurde, und die Bruttomarge braucht an einer Leistung sowohl einen Listenpreis als auch eine Kostenbasis — eine Leistung ohne Kostendaten wird ausgeschlossen und nicht geschätzt. Wie ein ungemessenes Key Result dargestellt wird, steht unter Ziele und OKRs.

Was muss hier immer ein Mensch tun?

Alles, was Geld berührt, erledigt ein Mensch — dauerhaft und konstruktionsbedingt. Business-Gym erzwingt bei drei Klassen von Aktionen eine menschliche Entscheidung — Geld, externe Sendungen und rechtliche Handlungen — und keine unternehmensspezifische Einstellung kann diese Untergrenze für eine davon absenken.

In der Praxis heißt das: Sie bezahlen den Lieferanten, Sie ziehen beim Kunden ein, Sie reichen die Erklärung ein, Sie geben jede Zahlungserinnerung frei, bevor sie hinausgeht, und Sie tippen die eingegangene Zahlung ein. Der Head Finance (Finanzen), den Business-Gym mitliefert, ist ausdrücklich beratend: Sein Charter sagt, dass er zur Mittelverwendung berät und niemals Geld bewegt oder Ausgaben verbindlich zusagt. Der davon getrennte Head Accounting bereitet vor und meldet, und er zahlt und reicht niemals ohne Freigabe ein — es sind zwei verschiedene Heads mit verschiedenen Aufgaben, und Sie können den einen, den anderen oder beide betreiben.

Heute ist die gesamte Plattform in der Praxis im Vorschlagsmodus (propose-only): Sie entwirft, merkt vor und protokolliert, und ein Mensch entscheidet. Nichts hier führt sich selbst aus. Wenn Sie diese Form auch anderswo im Unternehmen wollen — dasselbe Muster gilt für den Vertrieb, und Mit einem Head arbeiten erklärt, wie Sie einen einrichten.

Wohin sollte ich als Nächstes gehen?

Finanzen ist selten der einzige Bereich, den Sie abgedeckt haben wollen, und die Einrichtung unten teilen sich alle anderen Heads — es lohnt sich also, sie der Reihe nach zu lesen.

• Erste Schritte — verbinden Sie eine Wissensquelle und ein Postfach, bevor irgendetwas davon läuft.