Ihre Pipeline-Phasen

Auf der Seite Pipeline-Phasen unter Einstellungen benennt, ordnet, ergänzt und archiviert ein Admin oder der Eigentümer die Phasen Ihrer Vertriebspipeline, gibt einer Phase eine Standard-Gewinnwahrscheinlichkeit und pflegt Ihre Liste der Verlustgründe. Jedes Mitglied kann beide Listen lesen. Keine Änderung hier schreibt einen Deal um.

Wo finde ich die Pipeline-Phasen?

Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie auf der Karte Pipeline-Phasen den Link Verwalten →. Ein Admin oder der Eigentümer sieht außerdem im Pipeline-Board den Link Phasen bearbeiten. Die Seite enthält zwei Karten: Pipeline-Phasen und Verlustgründe.

Jede Phasenzeile zeigt den Namen der Phase, ihre Standard-Gewinnwahrscheinlichkeit und wie viele Ihrer Deals darin liegen, etwa Keine Deals, 1 Deal oder 4 Deals. Eine Phase, die Sie archiviert haben, trägt die Kennzeichnung Archiviert. Die Phasen won und lost tragen die Kennzeichnung Schließt den Deal ab.

Wer darf die Phasen und Verlustgründe ändern?

Ein Admin oder der Eigentümer. Alle anderen sehen beide Karten mit deaktivierten Feldern und ohne Schaltflächen, und der Server weist ihre Änderungen ebenfalls ab — das Ausblenden der Schaltflächen ist also nicht die einzige Prüfung.

Die Karte Pipeline-Phasen sagt dann „Nur ein Admin oder der Inhaber kann die Phasen ändern.“ und die Karte Verlustgründe „Nur ein Admin oder der Inhaber kann die Verlustgründe ändern.“

Aktion	Freigeber	Admin oder Eigentümer	Mitglied mit der Rolle Nur lesen
Die Phasen, ihre Deal-Zahlen und die Verlustgründe sehen	✅	✅	✅
Eine Phase umbenennen, umsortieren, hinzufügen oder archivieren; ihre Standard-Gewinnwahrscheinlichkeit festlegen	❌	✅	❌
Einen Verlustgrund hinzufügen, umbenennen, umsortieren oder archivieren	❌	✅	❌
Einen Deal in eine Phase setzen und ihm einen Verlustgrund geben	✅	✅	❌

Jede Änderung gilt sofort und wird in den Audit-Trail geschrieben. Es gibt keinen Freigabeschritt.

Mit welchen Phasen startet ein Workspace?

Mit sechs: lead, qualified, proposal, negotiation, won und lost, in dieser Reihenfolge. Ein Workspace, der schon Deals hatte, hat außerdem deren Phasen behalten. Jede andere Phase, die seine Deals im integrierten CRM verwendeten, wurde zu einer eigenen Phase, hinter den sechs.

Diese zusätzlichen Phasen sind genau so geschrieben, wie die Deals sie gespeichert hatten, und ihre Reihenfolge richtet sich nach dem ältesten Deal in jeder von ihnen. Phasenbezeichnungen an Deals, die aus Dynamics synchronisiert werden, kamen nicht in die Liste, weil jede Synchronisation sie überschreibt. Das Board zeigt trotzdem jede davon als Spalte, sodass kein Deal verborgen bleibt.

Eine zusätzliche Phase, die Ihre Deals als „Won“ oder „Lost“ mit Großbuchstaben gespeichert hatten, schließt einen Deal ebenfalls ab und trägt deshalb auch die Kennzeichnung Schließt den Deal ab. Anders als won und lost hat sie eine Schaltfläche Archivieren, sodass Sie sie zugunsten von won und lost ausmustern können.

Wie kann ich eine Phase umbenennen, umsortieren oder hinzufügen?

In der Zeile der Phase selbst oder mit dem Feld unten auf der Karte. Jede Änderung wird gespeichert, wenn Sie auf ihre Schaltfläche klicken:

• Umbenennen. Ändern Sie den Namen der Phase und klicken Sie auf Speichern; die Schaltfläche erscheint, sobald sich etwas geändert hat. Ein Name darf bis zu 60 Zeichen lang sein und nicht leer sein. Sie sehen Phase gespeichert.
• Umsortieren. Klicken Sie auf ↑ (Nach oben) oder ↓ (Nach unten). Jeder Klick verschiebt die Phase um eine Stelle und zeigt Reihenfolge gespeichert.
• Hinzufügen. Geben Sie in Name der neuen Phase einen Namen ein und klicken Sie auf Phase hinzufügen. Sie sehen Phase hinzugefügt. Die neue Phase kommt ans Ende der Liste; schieben Sie sie also nach oben an ihren Platz.

Die Reihenfolge, die Sie festlegen, ist die Reihenfolge der Spalten im Board, der Phasenauswahlen und des Funnels unter Vertriebsanalyse. Ihre Namen sind das, was diese Stellen anzeigen.

Kein Deal ändert sich. Ein Deal speichert den Schlüssel seiner Phase; dieser wird beim Anlegen der Phase festgelegt und ändert sich danach niemals. Eine Umbenennung ändert nur den Namen, ein Umsortieren nur die Position. won oder lost umzubenennen ändert nur, wie die beiden heißen: Sie schließen weiterhin einen Deal ab.

Kann ich eine Phase archivieren?

Ja, jede Phase außer won und lost. Klicken Sie in der Zeile der Phase auf Archivieren, damit die Phasenauswahlen sie nicht mehr anbieten, und auf Zurückholen, damit sie wieder angeboten wird, an ihrem Platz in Ihrer Reihenfolge. Won und lost schließen einen Deal ab, deshalb haben sie keine Schaltfläche Archivieren.

Wenn Sie den Mauszeiger über ihre Kennzeichnung Schließt den Deal ab halten, erscheint „Gewonnen und verloren schließen einen Deal ab. Sie können sie umbenennen, aber nicht archivieren.“ Archivieren ändert keinen Deal: Es markiert nur die Phase, und ihre Deals behalten ihre Phase.

Was passiert mit den Deals in einer archivierten Phase?

Sie bleiben darin, und nichts wird für Sie verschoben. Wie die Karte sagt: „Archivierte Phasen werden für Deals nicht mehr angeboten. Deals, die schon darin sind, bleiben auf dem Board.“

• Die Spalte der Phase bleibt auf dem Pipeline-Board, solange sie Deals enthält, hinter Ihren aktiven Phasen. Sobald sie leer ist, verschwindet die Spalte. Der Funnel unter Vertriebsanalyse verhält sich genauso.
• Die Phasenauswahlen lassen sie weg: das Steuerelement Verschieben nach … auf einer Deal-Karte, das Feld Phase im Deal-Formular und die Phase, die Sie beim Umwandeln eines Leads wählen.
• Die Spalte nimmt keine gezogene Karte an. Eine Karte, die schon darin liegt, können Sie weiterhin herausziehen oder mit Verschieben nach … verschieben.

Auch der Server weist jeden Deal ab, der auf irgendeinem Weg in eine archivierte Phase kommen soll: verschoben, beim Bearbeiten umgestellt oder neu angelegt. Eine Importzeile, deren Phase des Deals der Schlüssel einer solchen Phase ist, bekommt keinen Deal und wird als teilweise importiert (die Firma ist da, der Rest nicht) aufgeführt, mit dem Grund seine Phase ist archiviert.

Abgewiesen wird nur ein Deal, für den die Phase gewählt wird. Ein Deal, der schon darin liegt, behält sie, wenn Sie ihn bearbeiten, und ein Deal, der ohne Phase angelegt wird, etwa aus einer Importzeile ohne Phase, kommt weiterhin in lead, auch wenn lead archiviert ist.

Was bewirkt die Standard-Gewinnwahrscheinlichkeit einer Phase?

Sie trägt die Wahrscheinlichkeit (%) im Deal-Formular ein, wenn jemand diese Phase wählt und das Feld noch leer ist. Die Zahl steht im Feld, bevor Sie speichern, sodass Sie sie ändern oder das Feld leeren können. Sie ändert niemals von selbst einen Deal.

Sie legen sie im kleinen Feld neben dem Namen der Phase fest, das % zeigt, solange es leer ist. Seine Bezeichnung für Screenreader lautet Standard-Gewinnwahrscheinlichkeit (%), und wenn Sie den Mauszeiger darüber halten, erscheint „Wird in eine leere Wahrscheinlichkeit eingetragen, wenn jemand diese Phase für einen Deal wählt. Ändert nie von selbst einen Deal.“ Geben Sie eine ganze Zahl von 0 bis 100 ein oder lassen Sie das Feld leer, wenn es keinen Standardwert geben soll, und klicken Sie auf Speichern. Bei jeder anderen Eingabe erscheint „Eine ganze Zahl von 0 bis 100, oder leer“, und Speichern erscheint nicht. Eine 0 zählt als Wert und trägt 0 ein.

Was sie im Deal-Formular bewirkt:

• „+ Neuer Deal“ im Pipeline-Board oder „Ersten Deal anlegen“ in einem leeren Board öffnet das Formular in Ihrer ersten Phase, die nicht archiviert ist, mit dem Standardwert dieser Phase bereits eingetragen, falls sie einen hat.
• „+ Neuer Deal“ im Reiter Deals einer Firmenseite trägt beim Öffnen nichts ein, erst wenn Sie eine Phase wählen.
• Eine Phase unter Phase zu wählen trägt den Standardwert nur ein, solange Wahrscheinlichkeit (%) leer ist. Eine Zahl, die schon im Feld steht, ob eingetippt oder eingetragen, wird niemals ersetzt.
• Einen bestehenden Deal mit Bearbeiten zu öffnen trägt nichts ein. Eine leere Wahrscheinlichkeit bedeutet, dass sie nicht bekannt ist, und nur eine Phase, die Sie im Formular wählen, oder eine Zahl, die Sie eintippen, ändert das.

Einen Standardwert zu ändern schreibt keinen Deal um. Einen Deal mit dem Steuerelement Verschieben nach … oder durch Ziehen seiner Karte zu verschieben, lässt seine Wahrscheinlichkeit, wie sie war. Die sechs Startphasen haben keinen Standardwert, bis Sie einen festlegen. Die Wahrscheinlichkeit zählt, weil ein Deal ohne Wahrscheinlichkeit zur gewichteten Prognose unter Vertriebsanalyse nichts beiträgt. Siehe Die Vertriebspipeline.

Wie funktionieren Verlustgründe?

Sie sind eine Liste, die Ihr Workspace auf derselben Seite führt, unter Verlustgründe. Wenn Sie im Deal-Formular die Phase eines Deals auf lost setzen, bietet Warum wurde er verloren? Ihre aktiven Gründe in Ihrer Reihenfolge an, dazu Anderer (selbst eingeben) für einen eigenen Grund.

Ein Workspace startet ohne Gründe, und die Karte sagt „Noch keine Verlustgründe. Bis Sie welche anlegen, bekommt ein verlorener Deal einen frei eingegebenen Grund.“ Solange es nicht mindestens einen aktiven Grund gibt, zeigt das Deal-Formular nur das Textfeld.

Um die Liste zu pflegen, kann ein Admin oder der Eigentümer:

• einen Grund hinzufügen — mit Neuer Verlustgrund und Grund hinzufügen; er kommt ans Ende;
• einen Grund umbenennen — sein Feld Grund ändern und auf Speichern klicken;
• die Gründe mit ↑ und ↓ umsortieren;
• einen Grund mit Archivieren archivieren, damit das Formular ihn nicht mehr anbietet, und ihn mit Zurückholen wieder anbieten.

Eine Bezeichnung darf bis zu 80 Zeichen lang sein und muss im Workspace eindeutig sein. Eine doppelte Bezeichnung wird abgewiesen, und Sie sehen „Der Verlustgrund konnte nicht gespeichert werden“.

Der Grund ist optional, und Grund auswählen lässt ihn leer. Nur das Deal-Formular fragt danach. Wenn Sie einen Deal mit dem Steuerelement Verschieben nach … oder durch Ziehen auf lost setzen, wird nicht gefragt; öffnen Sie danach Bearbeiten, um den Grund zu ergänzen. Das Formular erkennt die Phase lost an ihrem Schlüssel, deshalb funktioniert das, egal wie Sie lost umbenannt haben.

Was passiert mit dem Grund eines Deals, wenn ich die Liste ändere?

Nichts. Ein Deal speichert seinen Grund als Text, nicht als Verweis auf die Liste, deshalb schreibt das Umbenennen oder Archivieren eines Grundes niemals einen Deal um. Der Deal behält den Wortlaut, den er bekommen hat.

Wenn Sie einen Deal bearbeiten, dessen Grund keinem aktiven Grund mehr entspricht, zeigt das Formular Anderer (selbst eingeben) mit dem gespeicherten Text im Feld, solange Ihre Liste mindestens einen aktiven Grund hat; ohne aktiven Grund steht der Text allein im Textfeld. Das gilt für einen Grund, der seither umbenannt oder archiviert wurde, und für einen frei eingegebenen. Der Text bleibt, solange Sie ihn nicht ändern. Verlässt ein Deal die Phase lost, wird sein Grund gelöscht, wie in Deals anlegen und verwalten beschrieben.

Wo sehe ich die Phasen im Einsatz?

Im Pipeline-Board, wo die Phasen die Spalten sind, und unter Vertriebsanalyse im Funnel. Beides beschreibt Die Vertriebspipeline. Wie Sie Deals anlegen, verschieben und archivieren, steht in Deals anlegen und verwalten.