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Business-Gym Docs

Personal (HR)

Business-Gym hat kein HR-Modul — keinen Abwesenheitskalender, kein Bewerbermanagement, keinen Lohnlauf. Was HR bekommt, ist dieselbe Maschinerie, die jede andere Abteilung nutzt: ein Sammelpostfach, das an einen HR-Head gebunden ist, Ihre HR-Dokumente in der Wissensdatenbank, ein Personenverzeichnis mit einer Einwilligung davor, Aufgaben auf einem Board und eine Freigabe-Warteschlange, in der ein Mensch sitzt.

Das ist weniger als eine HR-Suite und nützlicher, als es klingt, denn die meiste Last in einem Unternehmen mit 30 Beschäftigten besteht aus Lesen, Entwerfen und Sich-Erinnern und nicht daraus, Datensätze in einem eigenen System zu pflegen. Diese Seite ist für die Muster-GmbH geschrieben, ein deutsches Mittelstandsunternehmen mit 30 Beschäftigten, in dem eine Büroleiterin HR neben allem anderen verantwortet, was sie ohnehin tut.

Wie sieht HR in Business-Gym aus?

Abschnitt betitelt „Wie sieht HR in Business-Gym aus?“

Es ist ein HR-Head mit einem geschriebenen Charter, verbunden mit den Postfächern und Dokumenten, die Sie ihm geben wollen, und er läuft auf Überwacht wie jeder andere Head.

Der Head trägt ab Werk den Titel CHRO, mit einem Standard-Charter, dessen Auftrag lautet, das Team rechtskonform einzustellen, zu fördern und zu halten. Als Verantwortlichkeiten stehen dort Recruiting und Onboarding, Abwesenheiten und Personalakten und Arbeitsrechts-Compliance; seine Entscheidungsbefugnis ist entwerfen und verfolgen; und seine Budgetbefugnis ist überhaupt keine. Jedes Feld dieses Charters können Sie bearbeiten — siehe Mit einem Head arbeiten.

HR ist im empfohlenen Starterpaket nicht eingeschaltet. Das empfohlene Paket Back-Office Essentials aktiviert nur Office, Finanzen und Buchhaltung. Der HR-Head kommt mit Operations & Compliance (Office, HR, IT, Recht) oder mit der Full Department Suite; beide können Sie beim Onboarding wählen — siehe Erste Schritte.

Sobald er aktiviert ist, zeigt die Seite Ihre Heads eine Karte Eingangs-Zuständigkeiten, die auflistet, welcher Head für welche Kategorie eingehender Arbeit zuständig ist. Die Kategorie Personal — Bewerbungen — führt zum HR-Head. Ist in Ihrer Head-Aufstellung kein HR-Head, steht in dieser Zeile Nicht zugewiesen, statt dass die Arbeit stillschweigend jemand anderem zufällt.

Wie erreicht eine Bewerbung in jobs@ den HR-Head?

Abschnitt betitelt „Wie erreicht eine Bewerbung in jobs@ den HR-Head?“

Sie landet in einem Sammelpostfach, das Sie an den HR-Head gebunden haben, wird klassifiziert und zugeordnet, bevor sie jemand liest, und kommt als Entwurf, den Sie freigeben, zu Ihnen zurück.

Die Bindung setzen Sie auf der Seite Kanäle unter Erstellen; die Seite ist dafür da, „Sammelpostfächer an einen Head binden und festlegen, wie weit jeder handeln darf“. Eine Einrichtung bei der Muster-GmbH bindet jobs@ und bewerbung@ an HR, während rechnung@ an die Buchhaltung geht, damit eine Bewerbung und eine Rechnung niemals im selben Stapel liegen. Jede Postfachzeile trägt einen Autonomiemodus: Ein neues Postfach wird als Nur lesen angelegt — nur Triage und Digest, es wird keine Antwort gesendet — und Sie stellen es auf Entwurf & Freigabe um, wo Entwürfe auf Ihre Freigabe warten, sobald das Routing stimmt.

Eine Bewerbung wird mit der Absicht application klassifiziert, und genau das ordnet sie HR zu. Auf der Seite Eingang bietet jede Zeile dieselben Aktionen wie jeder andere Vorgang:

  • Antwort entwerfen — verfasst eine Eingangsbestätigung, eine Einladung oder eine Absage und öffnet sie direkt in der Zeile zum Bearbeiten.
  • Aufgabe anlegen — macht aus dem Vorgang Arbeit statt einer Antwort.
  • Weiterleiten — übergibt die Konversation an eine Kollegin, einen Kollegen oder einen anderen Head. Das erzeugt eine Aufgabe, keine E-Mail.
  • Ablegen — behält den Vorgang im Wissen des Heads, ohne Antwort.
  • Verwerfen — markiert ihn als bearbeitet und nimmt ihn aus der aktiven Warteschlange.

Wenn der Text stimmt, klicken Sie auf Antwort senden. Dieser Klick ist die Freigabe, und es gibt keinen Codepfad, der ihn überspringt. Den Rhythmus beim Abarbeiten der Warteschlange beschreibt das Triage-Cockpit für den Eingang.

Wo liegen die Personaldatensätze, und wer kann sie sehen?

Abschnitt betitelt „Wo liegen die Personaldatensätze, und wer kann sie sehen?“

Sie liegen auf der Seite Personen unter Verwaltung, und ab Werk kann kein Head auch nur einen davon sehen.

Eine Person dort ist ein Personaldatensatz — Name, Rolle, Abteilung, Team, Vorgesetzte/r, Stellenbeschreibung, Hauptaufgaben, Fähigkeiten, Arbeitszeit und ein Kontakt-Handle. Er ist bewusst getrennt von Team, wo die App-Konten und ihre vier Rollen (owner, admin, approver, read) verwaltet werden. Wer im Verzeichnis steht, hat deshalb noch keinen Zugang, und wer einen Zugang hat, steht deshalb noch nicht im Verzeichnis. Die Seite hat zwei Ansichten: Verzeichnis und Organigramm, wobei das zweite aus der oder dem Vorgesetzten jeder Person gezeichnet wird und Personen ohne Vorgesetzte als Wurzeln erscheinen.

Zwei voneinander unabhängige Schalter entscheiden, ob ein Agent eine Person überhaupt sehen kann, und es braucht beide:

  • Aktiv — eine inaktive Person ist von jedem Lesevorgang eines Agenten, vom Organigramm und von allen Zählungen ausgeschlossen, und wenn Sie jemanden deaktivieren, schaltet das zugleich dessen Einwilligung zwangsweise aus.
  • Agenten-Koordination (strikte Freigabe) — ab Werk aus. Solange sie aus ist, sagt es das Produkt klar: „Agenten können diese Person nicht sehen.“

Selbst wenn die Einwilligung erteilt ist, listet die Karte Was Ihre Heads sehen können genau auf, was geteilt wird — Rolle, Abteilung, Team, Fähigkeiten, Arbeitszeit und Kontakt — unter der Zeile „Nur Koordinationsfelder — niemals private Daten.“ Stellenbeschreibung, Hauptaufgaben und die Beziehung zur oder zum Vorgesetzten stehen nicht auf dieser Liste.

Die Einwilligung erteilt die beschäftigte Person selbst. Jede Person hat eine Seite Mein Profil & Einwilligung, die sie über ihre Konto-E-Mail ihrem eigenen Datensatz zuordnet, erklärt, was Agenten-Koordination bedeutet, und Agenten-Koordination zustimmen sowie Widerrufen — Agenten-Koordination ausschalten anbietet. Die Entscheidung wird als Selbstbedienung im Audit festgehalten. Passt kein Datensatz zu ihrer E-Mail, sagt die Seite das, statt zu raten; und teilen sich zwei Datensätze eine E-Mail, setzt sie überhaupt keine Einwilligung, bis ein Admin das Duplikat bereinigt.

Ihr Team kommt über einen von zwei Wegen hinein, beide nur für Admins:

  • Importieren nimmt eine CSV- oder Excel-Datei, lässt Sie jede Spalte einem Feld zuordnen und zeigt eine Vorschau, was passieren würde, bevor irgendetwas geschrieben wird — Zeilen werden dabei als Name fehlt, Bereits im Verzeichnis, Doppelt in der Datei oder Vorgesetzte/r nicht gefunden markiert, und danach wird gemeldet, wie viele erstellt und wie viele übersprungen wurden. Importierte Personen kommen mit ausgeschalteter Agenten-Koordination an, die Einwilligung steht aus.
  • KI-Extraktion nimmt eine PDF- oder DOCX-Datei — einen Lebenslauf oder einen Vertrag — oder eingefügten Text und füllt eine Person vor. Abgeleitete Felder werden mit abgeleitet markiert, schwache mit prüfen, und was im Dokument nicht steht, wird als nicht angegeben angezeigt statt ausgefüllt. Die Person wird inaktiv angelegt und ist für Agenten unsichtbar, bis ein Mensch die Felder prüft und sie aktiviert.

Mitglieder ohne Admin-Rolle sehen das Verzeichnis nur lesend, mit der Kennzeichnung Nur Ansicht statt der Bearbeitungselemente, und der Server prüft die Rolle bei jedem Schreibvorgang erneut. Wer welche Rolle hat, steht unter Wer freigeben darf, und wo.

Wie werden aus Ihren HR-Dokumenten Antworten?

Abschnitt betitelt „Wie werden aus Ihren HR-Dokumenten Antworten?“

Sie fügen sie auf der Seite Wissensdatenbank hinzu und begrenzen ihren Bereich auf den HR-Head; danach entwirft der Head aus diesen Dokumenten statt aus allgemeinem Wissen.

Zwei Wege führen hinein: eine Microsoft-365-Synchronisierung über die OneDrive- oder SharePoint-Ordner, die Sie auswählen, und der direkte Upload von Dateien, einem ganzen Ordner, einer URL oder eingetipptem Text. Beide laufen nur in eine Richtung. Es wird nichts nach SharePoint zurückgeschrieben, das Synchronisieren eines Personalordners kann ihn also nicht verändern.

Auf den Bereich kommt es bei HR an. Jeder synchronisierte Ordner und jeder Upload trägt entweder Mandantenweit oder einen einzelnen Head, und ein Head ruft ausschließlich Textabschnitte aus seinem eigenen Bereich ab. Eine Bibliothek, deren Name HR, Human Resources, Personal, People, Recruiting, Payroll oder Lohn enthält, wird automatisch dem HR-Head zugeordnet; ein Bereich, den Sie beim Onboarding ausdrücklich setzen, schlägt diese Vermutung; und ein Name, der auf nichts passt, fällt auf Mandantenweit zurück, statt eine Abteilung zu erraten.

Das vollständige Bild — Dateitypen, Größengrenzen, was die Synchronisierung bei jedem Lauf tut — steht unter Datenquellen und Wissen.

Was darf der HR-Head niemals entscheiden?

Abschnitt betitelt „Was darf der HR-Head niemals entscheiden?“

Vier Klassen von Aktionen bleiben in jeder Autonomieeinstellung bei einem Menschen, und HR-Arbeit berührt in einer normalen Woche alle vier.

  • externe Kommunikation senden — jede Nachricht an eine Bewerberin oder einen Bewerber oder an die Privatadresse einer beschäftigten Person.
  • rechtsverbindlich unterzeichnen — ein Stellenangebot, einen Vertrag, einen Nachtrag, eine Kündigung.
  • Geld bewegen — das HR-Charter gewährt überhaupt keine Ausgabenbefugnis.
  • Berechtigungen ändern — jemandem den Zugang zu einem System geben oder ihn entziehen.

Das ist ein Konstruktionsprinzip und keine Voreinstellung, die Sie abschalten könnten; vollständig beschrieben ist es unter Autonomie und die harte Untergrenze.

Die Plattform setzt das auch unterhalb des Charters durch. Jeder Workflow-Schritt, der eine E-Mail sendet, in Teams postet, eine beliebige URL aufruft, einen Kalendereintrag schreibt oder in ein externes Führungssystem schreibt, gilt als sensibel, und ein geplanter Lauf mit einem sensiblen Schritt ohne Gate muss zwingend für einen Menschen anhalten, selbst wenn die Vertrauenseinstellung des Workspace auf Automatisch steht. Darüber hinaus setzt der Globale Not-Aus auf der Seite Ihre Heads jeden Head auf einen Schlag auf Überwacht — siehe Der Autonomie-Regler und der Not-Aus.

Was ist für HR noch nicht gebaut?

Abschnitt betitelt „Was ist für HR noch nicht gebaut?“

Die Systeme, auf denen HR sonst läuft, sind nicht verbunden, und es ist billiger, das hier zu lesen, als es mitten in der Bewertung zu entdecken.

Es gibt keinen Connector für HRIS, ATS, Stellenbörsen, Lohnabrechnung oder Zeiterfassung. Nichts liest einen Abwesenheitsstand, nichts schreibt einen Lohndatensatz, nichts stellt eine Stelle in eine Stellenbörse ein. DATEV ist ebenfalls nicht verbunden. Die vollständige Liste dessen, was jede Verbindung lesen und schreiben darf, steht unter Integrationen.

Der Versand von Gehaltsabrechnungen ist keine Produktfunktion. Es gibt im Produkt keinen Weg, der einer beschäftigten Person eine Gehaltsabrechnung zustellt, und Sie sollten keinen Abrechnungsmonat darauf planen, dass eine auftaucht.

Die Workflow-Galerie ist eine Sammlung von Skizzen, keine funktionierende Automatisierung. Unter Erstellen → Workflows hat die Vorlagen-Galerie einen Filter-Chip HR mit HR-förmigen Graphen dahinter — Onboarding, Abwesenheitsverwaltung, Interview-Terminplanung und mehr. Es sind Ausgangspunkte: Jede Vorlage kommt mit leer gelassenem Zielsystem, das Sie auf der Arbeitsfläche selbst eintragen, und mehrere greifen genau nach den Systemen, die oben als nicht verbunden stehen. Behandeln Sie eine Karte als Beschreibung eines Ablaufs, den Sie erst verdrahten müssten, und nicht als Funktion.

Es gibt kein HR-Reporting. Time-to-Hire und Mitarbeiterbindung existieren als OKR-Kennzahlnamen mit einem vorbelegten Ziel von null und ohne irgendetwas, das sie speist, und im ganzen Produkt gibt es kein Analyse-Dashboard für den Betrieb. Auf der Seite Ziele können Sie sie von Hand verfolgen — siehe Ziele und OKRs —, aber das Produkt misst sie nicht für Sie.

Kalender sind nur lesend. Business-Gym liest Abteilungskalender und erstellt oder ändert keine Termine; die Terminplanung für ein Vorstellungsgespräch endet also bei einem Vorschlag, den Sie selbst eintragen.

Ihre Freigaben trainieren die Entwürfe noch nicht. Entscheidungen werden protokolliert, statt in künftige Vorschläge zurückzufließen; was sich dadurch ändern wird und was nicht, steht unter Wie Ihr Team lernt.

Wie sieht eine HR-Woche bei der Muster-GmbH aus?

Abschnitt betitelt „Wie sieht eine HR-Woche bei der Muster-GmbH aus?“

Eine Person schafft das als kurzen täglichen Durchgang plus einen längeren Block, wobei die Warteschlange selbst die Aufzeichnung ist und nicht eine eigene Tabelle.

  1. Jeden Morgen, zehn Minuten. Öffnen Sie Eingang, filtern Sie auf application und arbeiten Sie die Eingangsbestätigungen ab. Antwort entwerfen, den Entwurf gegen das lesen, was die Person tatsächlich geschickt hat, lieber bearbeiten als neu schreiben, Antwort senden. Korrigieren Sie die Absicht bei allem, was falsch klassifiziert wurde, bevor Sie weitergehen — eine falsche Kategorie erzeugt einen falschen Entwurf, so gut er auch formuliert ist.
  2. Wenn ein Vorstellungsgespräch vereinbart ist. Nutzen Sie Aufgabe anlegen, damit aus der Konversation Arbeit mit einer verantwortlichen Person und einem Fälligkeitsdatum wird und nicht etwas, das Sie sich merken müssen; tragen Sie die Einladung anschließend selbst in Ihren Kalender ein, denn Business-Gym erstellt keine Termine.
  3. Wenn jemand zusagt. Legen Sie die Person unter Personen an oder nutzen Sie KI-Extraktion auf dem unterschriebenen Vertrag und prüfen Sie jedes Feld, bevor Sie sie aktivieren. Lassen Sie die Agenten-Koordination aus; verweisen Sie die Person auf Mein Profil & Einwilligung und lassen Sie sie selbst entscheiden.
  4. Wenn eine Frage zu einer Richtlinie kommt. Beantworten Sie sie einmal und legen Sie danach das Quelldokument in die Wissensdatenbank, begrenzt auf den HR-Head, damit der nächste Entwurf dieser Antwort von Ihrem Handbuch ausgeht und nicht von nichts.
  5. Freitag, zwanzig Minuten. Arbeiten Sie ab, was in der Freigabe-Warteschlange übrig ist, und geben Sie jeder Zeile, die dort noch liegt, einen benannten Grund — sie wartet auf eine Kollegin oder einen Kollegen, sie wartet auf einen Connector, oder sie ist diese Woche wirklich nicht zu entscheiden.

Wohin sollten Sie als Nächstes gehen?

Abschnitt betitelt „Wohin sollten Sie als Nächstes gehen?“

Drei Seiten tragen die Details, die HR-Zuständige brauchen, bevor sie ein echtes Postfach oder einen echten Personalordner nach Business-Gym umziehen.

Dieselbe Form gilt in anderen Abteilungen: Finanzen und Vertrieb. Das Glossar erklärt die Begriffe, und die FAQ behandelt Kontrolle und Daten.