Anrufe, Termine und Nachfassaufgaben verfolgen

Anrufe, Termine, E-Mails, Notizen und Aufgaben erfassen Sie mit „+ Erfassen“ im Verlauf eines Deals, einer Firma oder eines Kontakts. Der Eintrag wird sofort gespeichert. Die nächste offene Aufgabe eines Deals steht auf seiner Pipeline-Karte, und fällige Aufgaben stehen unter Ihre Nachfassaufgaben auf der Briefing-Seite.

Wo finde ich einen Aktivitätsverlauf?

An drei Stellen, jeweils mit der Überschrift Aktivitäten. Wo Sie erfassen, entscheidet, woran der Eintrag hängt:

• Ein Deal im Pipeline-Board — Details auf der Karte öffnet die Detailansicht des Deals, und ein Deal, der in Business-Gym geführt wird, zeigt dort seinen Verlauf. Ein hier erfasster Eintrag hängt am Deal.
• Firmenseite → Reiter Aktivitäten — alles zu dieser Firma: was an der Firma, an einem ihrer Deals und an einem ihrer Kontakte erfasst wurde. Ein hier erfasster Eintrag hängt nur an der Firma.
• Ein Kontakt — im Reiter Kontakte der Firmenseite öffnet Aktivitäten unter einem Kontakt dessen Verlauf, und Aktivitäten ausblenden schließt ihn. Ein hier erfasster Eintrag hängt am Kontakt und an seiner Firma.

Der Reiter der Firma ist also die einzige Stelle, die alles zeigt; die Detailansicht eines Deals zeigt nur, was am Deal erfasst wurde. Jeder Verlauf listet die Einträge vom neuesten an, bis zu den 500 neuesten.

Ein Deal, der in einem externen CRM geführt wird, bekommt diesen Verlauf in seiner Detailansicht nicht. Er hat stattdessen einen Aktivitätsverlauf, live aus Dynamics gelesen, wo dieses Lesen eingeschaltet ist, und sonst Noch nicht verfügbar (siehe Wo liegen Ihre CRM-Daten?). Wo die Vorschläge des CRO-Heads für den nächsten Schritt eingeschaltet sind, hat eine solche Detailansicht außerdem einen Abschnitt Aufgaben in Business-Gym, der genauso funktioniert wie der hier beschriebene Verlauf.

Wie erfasse ich eine Aktivität?

Wählen Sie „+ Erfassen“, legen Sie die Art fest, schreiben Sie einen Betreff und wählen Sie Speichern. Der Eintrag existiert sofort und wird in den Audit-Trail geschrieben — es gibt keinen Vorschlag und nichts freizugeben.

Das Formular hat vier Felder:

• Art — Anruf, Termin, E-Mail, Notiz oder Aufgabe. Voreingestellt ist Anruf.
• Betreff — Pflichtfeld, höchstens 200 Zeichen.
• Details (optional) — freier Text, bis zu 10.000 Zeichen.
• Wann — nur bei einer Aufgabe oder einem Termin angeboten, und optional. Sie geben die Zeit in Ihrer eigenen Ortszeit ein; gespeichert wird sie als exakter Zeitpunkt.

Speichern bleibt nicht verfügbar, solange der Betreff leer ist oder die Zeit nicht lesbar ist. Ein Betreff nur aus Leerzeichen meldet „Bitte einen Betreff angeben.“, und eine nicht lesbare Zeit meldet „Diese Zeit ist ungültig.“ Schlägt das Speichern fehl, sehen Sie Konnte nicht gespeichert werden, und Ihre Eingaben bleiben im Formular.

Eine E-Mail zu erfassen hält fest, dass es eine E-Mail gab. Es sendet nichts.

Jeder Eintrag zeigt seine Art, seinen Betreff, falls vorhanden seine Zeit nach Fällig, wann er erfasst wurde, und seine Details.

Wie funktionieren Aufgaben?

Eine Aufgabe ist offen, bis jemand das Kästchen davor abhakt, und wer den Haken wieder entfernt, öffnet sie erneut. Eine offene Aufgabe, deren Zeit verstrichen ist, ist als Überfällig markiert; eine erledigte Aufgabe ist durchgestrichen.

Jede andere Art wird als etwas erfasst, das stattgefunden hat, ohne Zustand offen oder erledigt. Für einen Screenreader heißt das Kästchen Erledigt. Das Abhaken gilt sofort und wird im Audit-Trail festgehalten, wie jede andere Änderung.

Auch ein Termin kann ein Wann tragen, aber nur eine Aufgabe ist jemals überfällig, die nächste Aufgabe eines Deals oder eine Nachfassaufgabe. Eine Aufgabe ohne Zeit ist niemals überfällig und erscheint niemals unter Ihre Nachfassaufgaben.

Wer darf Aktivitäten erfassen, ändern und löschen?

Ein Freigeber, ein Admin oder der Eigentümer erfasst Aktivitäten und hakt Aufgaben ab. Nur ein Admin oder der Eigentümer löscht eine Aktivität. Ein Mitglied mit der Rolle Nur lesen sieht jeden Verlauf und ändert nichts daran. Es sind die Rollen der Deals, erzwungen beim Schreiben, nicht nur an den Schaltflächen:

Aktion	Freigeber	Admin oder Eigentümer	Mitglied mit der Rolle Nur lesen
Jeden Verlauf sehen	✅	✅	✅
Aktivität erfassen, Aufgabe als erledigt oder offen markieren	✅	✅	❌
Aktivität löschen	❌	✅	❌

Löschen fragt zuerst nach — „Diesen Eintrag löschen? Das Audit-Protokoll behält, was er war.“ — und entfernt den Eintrag dann aus jedem Verlauf; der Audit-Trail behält eine Kopie. Der Verlauf bietet keine Möglichkeit, einen Eintrag nach dem Speichern umzuformulieren. Die Regeln für Deals stehen in Deals anlegen und verwalten.

Was zeigt die Pipeline-Karte eines Deals?

Die nächste offene Aufgabe des Deals, als „Als Nächstes:“ gefolgt von ihrem Betreff und, wenn sie eine Zeit hat, dem Tag, an dem sie fällig ist, mit Überfällig daneben, sobald diese Zeit verstrichen ist. Ein Deal ohne offene Aufgabe zeigt keine solche Zeile.

Die nächste Aufgabe ist die offene Aufgabe, die am frühesten fällig ist; eine Aufgabe ohne Zeit kommt nach jeder Aufgabe, die eine hat. Es zählen nur Aufgaben, die am Deal selbst erfasst wurden — keine, die an seiner Firma oder an einem Kontakt erfasst wurde. Der angezeigte Tag ist der UTC-Tag, und Überfällig wird beim Laden des Boards beurteilt; laden Sie das Board neu, um es auf den aktuellen Stand zu bringen.

Werden E-Mails meiner Kontakte automatisch hinzugefügt?

Nur dort, wo das Business-Gym-Team es eingeschaltet hat. Es ist standardmäßig aus, also möglicherweise für Ihren Workspace nicht eingeschaltet; es ist keine Workspace-Einstellung. Ist es eingeschaltet, kommt eine Nachricht von einem Ihrer Kontakte als E-Mail in dessen Verlauf, mit dem Vermerk aus dem Posteingang.

Ist es eingeschaltet, gelten diese Regeln:

• Genau ein Kontakt. Die Absenderadresse muss die E-Mail-Adresse genau eines Kontakts in Ihrem Workspace sein, ohne Unterscheidung von Groß- und Kleinschreibung. Teilen sich zwei Ihrer Kontakte diese Adresse, wird nichts angehängt, statt zu raten. Ein Kontakt in einem anderen Workspace ist nicht Ihr Kontakt.
• Nur Betreff und Vorschautext. Gespeichert wird, was der Posteingang von der Nachricht ohnehin zeigt, ihr Betreff und ihr Vorschautext, niemals ihr vollständiger Nachrichtentext.
• Eine Aktivität pro Nachricht. Eine Nachricht, die erneut zugestellt wird, wird nicht zweimal angehängt.
• Der Kontakt und seine Firma, kein Deal. Der Eintrag erscheint am Kontakt und im Reiter Aktivitäten der Firma. Er erscheint nicht in der Detailansicht eines Deals und zählt nicht als Aktivität an einem Deal.

Der Eintrag trägt den Zeitpunkt, zu dem die Nachricht empfangen wurde, und keinen Autor. Ein Absender, der keine E-Mail-Adresse ist, etwa ein LinkedIn-Handle, passt niemals. Schlägt das Anhängen fehl, kommt die Nachricht trotzdem wie gewohnt in Ihrem Posteingang an.

Was steht in „Ihre Nachfassaufgaben“ auf der Briefing-Seite?

Drei Listen über Ihren ganzen Workspace, live gelesen bei jedem Öffnen der Seite Ihr CEO-Briefing (/brief, oder „öffnen ▸“ auf der Karte Ihr CEO-Briefing in der Übersicht): Überfällig, Heute fällig und Deals ohne Aktivität seit 14 Tagen oder länger.

• Überfällig — offene Aufgaben, deren Zeit verstrichen ist, die am längsten überfällige zuerst, mit ihrer Anzahl.
• Heute fällig — offene Aufgaben, die zwischen jetzt und dem Ende des heutigen Tages fällig sind, die am frühesten fällige zuerst, mit ihrer Anzahl.
• Deals ohne Aktivität seit 14 Tagen oder länger — die ruhigen Deals, unten beschrieben.

Eine Liste ohne Inhalt wird weggelassen.

Trotz des Namens sind die Listen nicht auf Aufgaben beschränkt, die Sie erfasst haben: Sie umfassen die Aufgaben aller. Jede Aufgabe verlinkt auf ihre Firmenseite oder auf die Pipeline, wenn sie keine Firma hat — das ist bei einer am Deal erfassten Aufgabe der Fall. Gibt es nichts zu zeigen, sagt der Bereich „Heute ist nichts fällig, nichts ist überfällig, und kein Deal ist seit 14 Tagen ruhig.“; kann er nicht gelesen werden, „Ihre Nachfassaufgaben konnten nicht geladen werden.“

Hinweis

Ihre Nachfassaufgaben gehört nicht zu dem Briefing, das Business-Gym jeden Tag speichert. Der Bereich wird beim Öffnen der Seite aus Ihren Aktivitäten und Deals gelesen; er ist deshalb nicht in dem Briefing enthalten, das Ihnen zugestellt wird, und er ändert nichts an dem, was das Briefing enthält.

Wann endet „Heute fällig“?

Um Mitternacht UTC. Die Nachfassaufgaben verwenden nicht Ihre lokale Zeitzone, der Tag endet also für alle in UTC: Für einen Leser in Deutschland zählt eine Aufgabe, die am nächsten Tag um 00:30 Uhr Ortszeit fällig ist, bereits als heute.

Auch der Tag, der neben jeder Aufgabe steht, hier und auf der Pipeline-Karte, ist der UTC-Tag.

Was macht einen Deal „ruhig“?

Ein offener Deal, der in Business-Gym geführt wird und an dem seit 14 Tagen oder länger nichts erfasst wurde, gezählt ab seinem neuesten Eintrag — oder ab seiner Anlage, wenn er keinen hat.

Der ruhigste steht zuerst, als „16 Tage seit der letzten Aktivität“ oder „seit 16 Tagen nichts erfasst“, mit einem Link auf die Pipeline.

Es zählt nur ein Eintrag, der am Deal selbst erfasst wurde. Etwas, das an seiner Firma oder an einem Kontakt erfasst wurde, eine aus dem Posteingang angehängte E-Mail und das Abhaken einer Aufgabe starten die 14 Tage nicht neu; ein neuer Eintrag in der Detailansicht des Deals tut es. Gewonnene, verlorene und archivierte Deals stehen nicht in der Liste. Ebenso wenig ein Deal, der in einem externen CRM geführt wird: Seine Aktivitäten liegen dort, also würde Business-Gym jeden solchen Deal fälschlich als ruhig bezeichnen.

Wo die Vorschläge des CRO-Heads für den nächsten Schritt eingeschaltet sind, zeigt ein ruhiger Deal mit einem Vorschlag, den noch niemand freigegeben hat, diesen ebenfalls an, als „Der CRO-Head schlägt vor: …“ bei einer Aufgabe oder „Der CRO-Head schlägt eine E-Mail vor: …“ bei einer E-Mail, gefolgt von vorgeschlagen am und einem Datum. Das Öffnen des Briefings liest nur einen bereits gemachten Vorschlag; es fordert niemals einen neuen an.