Kunden, Angebote und Leistungskatalog

Business-Gym führt drei eigene kommerzielle Datensatzarten — Kunden, Leistungen (Offerings) und Angebote (Quotes). Es sind echte, bearbeitbare Datensätze im Produkt, keine reinen Lesekopien Ihres CRM. Sie bauen ein Angebot aus Ihrem Leistungskatalog, merken es zur Freigabe durch einen Menschen vor und können daraus einen Vertragsentwurf erzeugen.

Bei der Verbindung zu Microsoft Dynamics liegen die ehrlichen Grenzen: Die Lesezugriffe sind in Betrieb, genau ein Schreibzugriff ist in Betrieb, und alles Übrige merkt eine Freigabe vor, die heute nicht zu Ende geführt wird. Diese Seite hält bei jedem Punkt fest, welcher Fall zutrifft.

Wo liegen Kunden, Leistungen und Angebote?

Sie liegen in zwei Gruppen der linken Navigation. Kunden, Angebote (Quotes — das Kundenangebot), Umsatz, Pipeline und Vertriebsanalyse stehen unter Vertrieb. Angebote (Offerings — Ihr Leistungskatalog), also das Verzeichnis dessen, was das Unternehmen verkauft, steht unter Erstellen, direkt neben der Wissensdatenbank.

In einem neuen Workspace startet jede Liste wirklich leer und zeigt einen Leerzustand statt Beispieldaten. Diese Datensätze anlegen und bearbeiten dürfen nur Eigentümer und Admins; andere Mitglieder können sie lesen.

Was liest Business-Gym aus Ihrem CRM?

Es liest Kunden, Kontakte und Verkaufschancen aus Microsoft Dynamics, und diese Lesezugriffe sind in Betrieb. Ein Kunde, der aus Dynamics stammt, trägt eine CRM-Referenz, ein Kennzeichen Synchronisiert aus … und einen Link Im CRM öffnen zurück auf den Quelldatensatz.

Bei einem mit Dynamics verknüpften Kunden holt Im CRM nachschlagen den Live-Datensatz auf Anforderung — nicht beim Laden der Seite, weil die Abfrage im CRM langsam ist. Das Panel benennt, was es bekommen hat: Live, Nicht verbunden, Nicht im CRM oder CRM nicht erreichbar. Scheitert der Lesezugriff, zeigt es nichts an statt veralteter Daten.

Offene Verkaufschancen werden als schlanke Projektionen in das Pipeline-Board übernommen, sodass Dynamics-Deals und native Deals auf einem Board erscheinen. Diese Synchronisierung läuft nur, wenn als Führungssystem für Verkaufschancen Dynamics eingestellt und der Connector konfiguriert ist; andernfalls tut sie nichts und sagt ehrlich, warum sie nichts getan hat. Was jeder Connector abdecken darf, steht unter Integrationen.

Wie erstellen und versenden Sie ein Angebot?

Sie legen zu einem Kunden ein Angebot im Entwurf an, fügen Positionen aus Ihrem Leistungskatalog oder als freie Positionen hinzu, und die Summen werden beim Bearbeiten auf dem Server neu berechnet. Ein Angebot durchläuft Entwurf, Zur Freigabe, Gesendet und danach Angenommen, Abgelehnt oder Abgelaufen.

Zur Freigabe senden sendet nichts. Die Schaltfläche merkt eine offene Freigabe mit dem fertigen Angebot vor und setzt das Angebot auf Zur Freigabe. Ein Mensch gibt es in Ihrer Warteschlange frei, und erst dann wird das Angebot Gesendet. Wie diese Entscheidung fällt, steht unter Freigabe-Warteschlange.

Achtung

Wenn Sie ein Angebot freigeben, geht keine E-Mail hinaus. Der Schritt mit der Kunden-E-Mail ist noch nicht angebunden; die Freigabe hält also den von einem Menschen freigegebenen Versand fest und setzt das Angebot auf Gesendet — das Dokument versenden Sie weiterhin selbst. Das System meldet niemals einen Versand, der nicht stattgefunden hat.

Vertrag erstellen legt aus einem Angebot einen Vertragsentwurf an und übernimmt Kunde, Verantwortlichen, Wert und Positionen. Es gibt einen Vertrag je Angebot, und es ist ein Entwurf, den Sie weiter ausarbeiten — keine unterzeichnete Vereinbarung.

Was kann hier aus einer eingehenden Nachricht werden?

Aus einem eingehenden Vorgang kann ein CRM-Lead oder ein Angebotsentwurf werden, und beides beginnt als Vorschlag, nicht als fertige Arbeit. Das ist das kommerzielle Ende der Schleife Eingang → Freigabe → Ausführung.

CRM-Lead anlegen merkt eine Freigabe vor. Gibt ein Mensch sie frei, verknüpft Business-Gym entweder einen vorhandenen Dynamics-Datensatz, den es beim Vormerken zugeordnet hat, oder schreibt einen Lead, für den der Sales-Head verantwortlich ist. Das ist der einzige Schreibzugriff in Ihr CRM, der in Betrieb ist; er geschieht ausschließlich bei dieser ausdrücklichen Freigabe und existiert nur, wenn Dynamics konfiguriert ist — ohne Connector passiert nichts, und es wird keine Datensatz-ID erfunden.

Angebot entwerfen erzeugt bei einem Vorgang vom Typ Angebotsanfrage ein echtes Angebot im Entwurf: Es ermittelt oder erstellt den Kunden aus dem Absender, setzt den zugeordneten Head als Verantwortlichen und übernimmt den Betreff in die Notizen. Es sendet niemals etwas. Beide Aktionen sehen Sie im Zusammenhang im Cockpit für die Eingangs-Triage.

Kann es einen Datensatz in Ihrem CRM aktualisieren?

Heute nicht — und das ist die Grenze, die Sie kennen sollten, bevor Sie darum herum planen. Eine vorgeschlagene Änderung an einem Kundenfeld und eine vorgeschlagene Verschiebung in eine andere Pipeline-Phase merken beide eine Freigabe mit der Änderung vor — und der Live-Schreibpfad zu Dynamics ist standardmäßig ausgeschaltet. Auch eine freigegebene Änderung bleibt wirkungslos, bis jemand diesen Pfad bewusst einschaltet.

Auf dem Pipeline-Board schlägt Verschieben nach … auf einer Deal-Karte die Verschiebung vor; auf der Karte steht danach „Freigabe ausstehend“. In Dynamics bewegt sich der Deal nicht.

Die Rückschreibung von Kundenfeldern gibt es nur hinter der API — als geregelten Pfad, der eine Freigabe vormerkt. Auf dem Kundenbildschirm gibt es heute keine Schaltfläche dafür. Behandeln Sie Dynamics deshalb als „lesen plus ein Lead-Schreibzugriff“. Diese Haltung ist Absicht — siehe Autonomie und die harte Untergrenze.

Welches System führt welchen Datensatz?

Das legen Sie je Datensatzart auf der Seite Integrationen fest, in der Karte CRM-Führungssystem (System of Record). Kunden und Angebote (Offerings — Ihr Leistungskatalog) lassen sich jeweils auf Business-Gym (nativ) oder Dynamics 365 stellen.

Die Wahl von Dynamics erfasst Ihre Absicht. Die Karte sagt das offen: Die Live-Anbindung wird aktiv, sobald der Dynamics-Connector für diese Umgebung konfiguriert ist — die Einstellung allein bewegt also keine Daten.

Was ist noch nicht gebaut?

Mehrere Tabs sind sichtbar, aber bewusst leer, und sie sagen es Ihnen: „In einer späteren Phase verfügbar.“ Dahinter ist nichts stillschweigend kaputt — es ist schlicht noch nicht ausgeliefert.

• Kundendetails — die Tabs Kommerziell und Gedächtnis sind Platzhalter. Übersicht, Kontakte und Projekte funktionieren.
• Leistungsdetails — Preisgestaltung und Umsatz sind Platzhalter. Verwendung funktioniert und listet die Projekte auf, die diese Leistung erbringen.
• Angebotszustellung — die Kunden-E-Mail hinter einem freigegebenen Versand.
• CRM-Rückschreibung — vorgemerkt und freigabepflichtig, aber der Live-Schreibpfad ist ausgeschaltet.

Als Nächstes: Wie die Entscheidung über eine Freigabe zustande kommt, steht unter Freigabe-Warteschlange; was jeder Connector liest, unter Integrationen.