Ihre Daten und die DSGVO
Wenn Sie Business-Gym für ein deutsches Unternehmen kaufen, sind Sie der datenschutzrechtlich Verantwortliche und müssen die DSGVO-Fragen beantworten — gegenüber Ihren eigenen Prüfern, Ihrem Betriebsrat und Ihren Kunden. Diese Seite sagt in klaren Worten, was das Produkt mit Ihren Daten tut: was gespeichert wird, wo es läuft, wer es lesen kann, wie Sie eine Kopie herausholen und was die Löschung genau entfernt und was sie behält.
Zwei Dinge vorab. Dies ist eine Beschreibung des Produktverhaltens, keine Rechtsberatung — legen Sie sie Ihrem Rechtsbeistand oder Ihrem Datenschutzbeauftragten vor und lassen Sie ihn beurteilen, wie sie sich zu Ihren Pflichten verhält. Und Business-Gym behauptet keine Zertifizierung, die es Ihnen nicht zeigen kann; wo ein Nachweis nicht vorliegt, sagen diese Seite und das Produkt das auch.
Was speichert Business-Gym über Sie?
Abschnitt betitelt „Was speichert Business-Gym über Sie?“Business-Gym speichert drei Dinge, die sich sauber trennen lassen: Ihre Kontoidentität, die Inhalte, die Ihr Team in der Plattform anlegt, und eine Aufzeichnung dessen, was das System in Ihrem Auftrag getan hat. Erst weil sie getrennt bleiben, sind Export und Löschung beantwortbar statt vage.
Die Kontoidentität sind Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und die Anmeldedaten, mit denen Sie sich anmelden.
Die Workspace-Inhalte sind das, was Ihr Team einbringt: die Nachrichten, die Sie mit einem Head austauschen, die Dokumente, die Sie als Wissen hinzufügen, Ihre Projekte, Aufgaben, Ziele und Ihre Konfiguration.
Die Betriebsaufzeichnungen sind die Nebenprodukte der laufenden Arbeit — Audit-Ereignisse, die festhalten, was passiert ist, und Kostenzeilen, die festhalten, was ein Lauf verbraucht hat. Es gibt sie, damit Sie eine Entscheidung später rekonstruieren können, und sie sind der Teil, der sich beim Löschen anders verhält (siehe unten).
Daten in den Systemen, die Sie anbinden, bleiben in diesen Systemen. Business-Gym liest daraus, und die meisten Verbindungen sind konstruktionsbedingt nur lesend — das vollständige Bild je Connector steht unter Integrationen und Datenquellen.
Wo liegen Ihre Daten tatsächlich?
Abschnitt betitelt „Wo liegen Ihre Daten tatsächlich?“Die Plattform läuft in der Microsoft-Azure-Region Germany West Central, und die liegt innerhalb der EU. Das umfasst die Anwendungsdatenbank, den Wissens-Suchindex und die internen Arbeitswarteschlangen, die einen Vorgang von einem Schritt zum nächsten tragen.
Die Web-App sagt Ihnen dasselbe zurück: In den Einstellungen gibt es eine Karte Data residency , die die Region nennt. So können Sie das laufende System per Screenshot festhalten, statt ein Dokument zu zitieren.
Inhalte, die Sie in einem angebundenen System belassen — eine SharePoint-Site, ein Postfach, ein Werbekonto —, bleiben dort, wo sie sind, und unterliegen weiter den Bedingungen dieses Anbieters. Sie anzubinden verschiebt sie nicht.
Wer kann Ihre Daten sehen?
Abschnitt betitelt „Wer kann Ihre Daten sehen?“Ihre Daten sind auf Ihren Workspace begrenzt. Jede Abfrage, die die Plattform auf einen Datensatz ausführt, der einem Workspace gehört, wird auf diesen Workspace gefiltert; die Inhalte des einen Kunden sind aus der Sitzung eines anderen nicht erreichbar.
Innerhalb eines Workspace entscheidet die Rolle über die Reichweite. Eigentümer und Admins sehen das Bild über den gesamten Workspace, einschließlich der Abrechnungsdatensätze; Mitglieder sehen ihre eigene Arbeit und das, was mit ihnen geteilt wird. Welche Rolle was und auf welcher Oberfläche freigeben darf, steht unter Wer freigeben darf, und wo.
Der Datenexport ist noch enger gefasst: Er liefert ausschließlich die Zeilen der Person, die ihn angefordert hat. Es gibt keinen Weg, auf dem ein Mitglied die personenbezogenen Daten eines anderen Mitglieds exportiert.
Wie holen Sie eine Kopie Ihrer Daten heraus?
Abschnitt betitelt „Wie holen Sie eine Kopie Ihrer Daten heraus?“Öffnen Sie in der Web-App die Einstellungen und nutzen Sie in der Karte Privacy · DSGVO die Schaltfläche Download my data . Das Ergebnis ist eine maschinenlesbare JSON-Datei mit dem Datum im Namen, die direkt auf Ihren Rechner heruntergeladen wird.
Das Paket umfasst Ihren Identitätsdatensatz, die Workspaces, denen Sie angehören, und Ihre Rolle in jedem davon, die Nachrichten, die Sie an Ihre Heads geschrieben haben, die Audit-Ereignisse, bei denen Sie der Handelnde waren, die Wissensdokumente, die Sie hinzugefügt haben, und — nur für Workspaces, in denen Sie Eigentümer oder Admin sind — die Abrechnungszeilen dieses Workspace.
Zwei Grenzen sind bewusst gesetzt. Der Export enthält den indexierten Text Ihrer Wissensdokumente nicht, denn die Originaldateien gehören ohnehin Ihnen, und deren Inhalte noch einmal auszuliefern trägt zur Portabilität nichts bei; stattdessen sind die Metadaten der Dokumente enthalten. Und er enthält ausnahmslos nur Ihre eigenen Zeilen, ein Export ist also kein Auszug über den ganzen Workspace.
Der Export läuft auf Abruf und in Selbstbedienung. Es gibt keinen geplanten Export, keine Exportansicht je Datensatz, und der gesonderte Export des Audit-Protokolls trägt in derselben Karte den Vermerk Demnächst — er ist noch an keine Senke angebunden. Wie die Abrechnung und die Einrichtung von Integrationen ist auch dies eine Oberfläche nur im Web; eine mobile App gibt es nicht.
Wie funktioniert die Löschung des Kontos?
Abschnitt betitelt „Wie funktioniert die Löschung des Kontos?“Die Löschung ist ein echter Löschvorgang, kein Kennzeichen an einem Datensatz und kein Support-Ticket. Sie ist durchgängig umgesetzt, sie ist unumkehrbar, und sie läuft jedes Mal gleich ab.
Der Weg ist kurz. Öffnen Sie in der Web-App Einstellungen → Danger zone → Delete account… — derselbe Dialog ist über die Zeile Delete account in Ihrem Profilmenü erreichbar. Sie müssen angemeldet sein, und Sie müssen zum Fortfahren Ihre genaue Konto-E-Mail-Adresse eintippen; das ist der Schutz gegen ein Versehen. Business-Gym schickt Ihnen dann per E-Mail einen Einmal-Bestätigungslink, der eine Stunde lang gültig ist, und es wird nichts gelöscht, bevor Sie ihn anklicken.
Sobald der Link benutzt wurde, läuft ein orchestrierter, idempotenter Löschvorgang über jeden Speicher, der Ihre Daten hält:
- die Anwendungsdatenbank
- der Wissens-Suchindex
- die Identitäts- und Anmeldedatensätze
- die internen Arbeitswarteschlangen, die einen Vorgang von einem Schritt zum nächsten tragen
- der Secrets-Speicher
Wenn er abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail an die Adresse, die bei der Anforderung festgehalten wurde — und danach wird auch diese festgehaltene Adresse gelöscht.
Was überdauert die Löschung, und warum?
Abschnitt betitelt „Was überdauert die Löschung, und warum?“Eine Kategorie überdauert, und sie wird vorher anonymisiert: ein minimaler Buchhaltungs- und Audit-Trail. Nichts, was aufbewahrt wird, identifiziert die gelöschte Person bzw. das gelöschte Unternehmen.
Konkret bleibt die buchhalterische Substanz — Beträge, Datumsangaben und die Art der Belastung — und die Form des Audit-Trails — welche Art von Ereignis wann stattgefunden hat. Alles, was auf eine Person oder ein Unternehmen zurückweisen könnte, wird vorher ersetzt oder entfernt:
- Workspace- und Benutzerkennungen werden zu unumkehrbaren gesalzenen SHA-256-Referenzen — stabil genug, dass die aggregierte Buchhaltung weiterhin abstimmbar bleibt, aber nicht auf das Original zurückführbar
- frei formulierte Audit-Nutzdaten werden vollständig entfernt, ebenso Integrationsnamen, die den Namen eines Kunden enthalten könnten; festgehalten wird nur, dass es Nutzdaten gab
- für den verbleibenden Datensatz „es hat eine Löschung stattgefunden“ wird nur die E-Mail-Domain behalten — niemals der lokale Teil
Der Grund ist gewöhnliche Buchhaltung. Deutsche Rechnungslegungs- und Steuerregeln verlangen, dass Buchungsdatensätze auch nach dem Weggang eines Kunden abstimmbar bleiben, und das Recht auf Löschung wird neben diesen Aufbewahrungspflichten gelesen, nicht gegen sie. Ihr Berater kennt die genauen Fristen, die für Ihr Unternehmen gelten; was Business-Gym auf seiner Seite sicherstellt, ist: Kein aufbewahrter Datensatz identifiziert die gelöschte Person bzw. das gelöschte Unternehmen.
Was ist in diesem Bereich noch nicht verfügbar?
Abschnitt betitelt „Was ist in diesem Bereich noch nicht verfügbar?“Einiges, wonach eine Compliance-Prüfung sucht, ist vorbereitet, aber nicht in Betrieb, und das Produkt kennzeichnet es auch so, statt etwas anderes anzudeuten.
Compliance-Nachweise sind nicht angebunden. In den Einstellungen trägt eine Compliance-Karte den Vermerk Demnächst für den mandantenbezogenen Status (Mandant = Ihr abgeschotteter Unternehmensbereich) zu DSGVO, GoBD, EU AI Act, SOC 2 und ISO 27001 sowie für die zugehörigen herunterladbaren Berichte. Nirgends im Produkt wird ein Zertifizierungsabzeichen gezeigt, denn bisher wurde keines erworben und angezeigt. Behandeln Sie jede Frage nach einer Zertifizierung als unbeantwortet, bis Archibo Ihnen das Zertifikat selbst zeigt.
Der Export des Audit-Protokolls ist nicht angebunden. Die Karte Privacy · DSGVO kennzeichnet ihn mit Demnächst . Audit-Datensätze gibt es, und sie sind im Produkt sichtbar, aber es gibt heute keine Senke, in die sie exportiert werden.
Im Moment der Löschanforderung gibt es keine zusätzliche erneute Authentifizierung. Die Schutzkette besteht aus einer angemeldeten Sitzung, Ihrer von Hand eingetippten genauen Konto-E-Mail-Adresse und einem Einmal-Link an dieses Postfach, der eine Stunde lang gültig ist. Eine gesonderte erneute Abfrage von Passwort oder MFA in genau diesem Moment gehört noch nicht dazu.
Diese Oberflächen gibt es nur im Web. Es gibt keine native mobile App und keine Push-Benachrichtigungen; Export und Löschung erledigen Sie also im Browser, und der Bestätigungslink kommt per E-Mail.
Was sollten Sie Ihrem eigenen Rechtsbeistand vorlegen?
Abschnitt betitelt „Was sollten Sie Ihrem eigenen Rechtsbeistand vorlegen?“Nichts auf dieser Seite ist ein Rechtsgutachten zu Ihren Pflichten, und einige Fragen beantworten nur der Vertrag und jemand, der Ihre Branche kennt.
Fordern Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und die Liste der Unterauftragsverarbeiter schriftlich an und gleichen Sie beide mit der hier beschriebenen Verarbeitung ab. Klären Sie die Aufbewahrungsfristen, die Ihre eigene Branche vorgibt, und ob eine davon damit kollidiert, einer Löschanforderung aus Ihrer Belegschaft nachzukommen. Lesen Sie die in der App veröffentlichte Datenschutzerklärung zusammen mit dieser Seite — sie nennt den datenschutzrechtlich Verantwortlichen und die Kontaktadresse für Datenschutzanfragen. Und wenn ein Prüfer fragt, wie sich das System verhält, statt wie es dokumentiert ist: Erste Schritte und die FAQ beschreiben dasselbe Verhalten aus Sicht der bearbeitenden Person.
Wenn sich etwas auf dieser Seite nicht mit dem laufenden Produkt deckt, ist das ein Dokumentationsfehler, den zu melden sich lohnt. Diese Seite ist aus dem ausgelieferten Verhalten geschrieben, und sie soll einer Überprüfung standhalten.
Trainieren Sie ein KI-Modell mit den Daten meines Unternehmens?
Abschnitt betitelt „Trainieren Sie ein KI-Modell mit den Daten meines Unternehmens?“Nein. Business-Gym entwickelt, trainiert und optimiert kein eigenes Modell (kein Fine-Tuning), und nichts, was Ihr Team schreibt, wird Teil eines solchen Modells. Jede Anfrage ist ein gewöhnlicher Aufruf an ein Sprachmodell eines Drittanbieters: Das Arbeitsmaterial für diese Anfrage geht hinaus, eine Antwort kommt zurück, und zum Trainieren wird niemals etwas gesendet. Die Seite Wissensdatenbank sagt dasselbe in ihrer Karte zu den DSGVO-Kontrollen.
Was tatsächlich besser wird, ist enger gefasst, und es bleibt in Ihrem Workspace. Wo ein Head lernt, lernt er aus den Entscheidungen Ihres eigenen Teams: Eine Freigabe, eine Korrektur oder ein Verwerfen wird als Beispiel aufbewahrt, das Ihrem Unternehmen gehört — einschließlich des Paares aus dem, was die KI entworfen hat, und dem, was Sie tatsächlich freigegeben haben. Diese Beispiele werden gezählt, nicht in ein Modell eingespeist: Sobald dieselbe Entscheidung oft genug einheitlich gefallen ist, wird sie als schlichtes Dokument in Ihre eigene Wissensdatenbank geschrieben, aus dem Ihre Heads schöpfen können. Sie werden niemals für den Workspace eines anderen Unternehmens verwendet, und wenn der Workspace gelöscht wird, werden sie mit allem anderen gelöscht.
Einen Teil davon können Sie sehen, statt ihn glauben zu müssen. Die Seite Wissensdatenbank hat eine Karte Auto-learned , die die auf diesem Weg aufgenommenen Entscheidungsmuster auflistet. Sie bleibt leer, bis hinter einem Muster genügend einheitliche Entscheidungen stehen, und heute fließen nur die Vorschlagsprüfungen eines einzigen Heads hinein — behandeln Sie sie also als schmales Fenster auf das Gelernte, nicht als vollständige Aufzeichnung davon.
Zwei offen benannte Lücken: Es gibt keinen Schalter, der dieses Lernen abschaltet, und keine Oberfläche, um ein einzelnes gelerntes Muster zu löschen. Wo ein Muster als Dokument in Ihre Wissensdatenbank geschrieben wurde, entfernt das Löschen dieses Dokuments das Muster samt seinen Einträgen aus dem Suchindex — aber die Entscheidungen, aus denen es abgeleitet wurde, bleiben, bis der Workspace gelöscht wird.