Umsatz und Rechnungen
Business-Gym hält Ihr kaufmännisches Rückgrat an einer Stelle zusammen: Aufträge, Rechnungen und das, was daraus in Summe wird. Es rechnet Summen aus, vergibt Belegnummern, staffelt Ihre Forderungen nach Fälligkeit und rollt den Umsatz je Leistung und je Kunde auf. Was es nicht tut, ist Geld bewegen — das bleibt dauerhaft bei Ihnen.
Diese Seite markiert genau, wo die Grenze verläuft. Denn auf dieser Oberfläche ist der Unterschied zwischen „erfasst“ und „gesendet“ der Unterschied zwischen einem sauberen Monat und einem unangenehmen Anruf beim Kunden.
Wo sehe ich Aufträge, Rechnungen und Umsatz?
Abschnitt betitelt „Wo sehe ich Aufträge, Rechnungen und Umsatz?“Auf der Seite Umsatz, die in drei Tabs aufgeteilt ist — Aufträge, Rechnungen und Umsatz. Jeder Tab liest Ihre echten Daten aus Ihrem Mandanten — Ihrem abgeschotteten Unternehmensbereich — und ein leerer Tab bedeutet, dass dort wirklich nichts liegt, und nicht, dass etwas nicht geladen wurde.
Aufträge erfasst, was verkauft wurde. Sie legen einen Auftrag aus einem angenommenen Angebot
(Quotes — dem Kundenangebot) an — dabei werden Kunde und Positionen übernommen — oder eigenständig zu
einem Kunden, den Sie wählen. Aufträge werden je Unternehmen als O-YYYY-NNNN nummeriert und lassen
sich als wiederkehrend mit einem Intervall in Monaten kennzeichnen.
Rechnungen trägt die Sicht auf die Forderungen. Eine Rechnung entsteht aus einem Auftrag oder
eigenständig, wird als RE-YYYY-NNNN nummeriert und zeigt die Fälligkeitsanalyse (offen),
gestaffelt nach Aktuell, 1–30 Tage, 31–60 Tage, 61–90 Tage und 90+ Tage. Der Eintrag
Umsatz in Ihrer Navigation trägt eine Zahl, und diese Zahl sind Ihre überfälligen Rechnungen.
Umsatz ist die Zusammenfassung: Gesamtumsatz, Umsatz pro Angebot (Offerings — Ihr Leistungskatalog) und Umsatz pro Kunde. Umsatz wird realisiert, sobald eine Rechnung erstellt wird; die Zusammenfassung füllt sich also mit dem Stellen der Rechnungen, nicht mit dem Zahlungseingang.
Aufträge und Rechnungen anlegen und bearbeiten dürfen nur Eigentümer und Admins. Alle anderen im Workspace lesen nur.
Was passiert, wenn eine Rechnung ausgestellt wird?
Abschnitt betitelt „Was passiert, wenn eine Rechnung ausgestellt wird?“Das Ausstellen merkt eine Freigabe vor — es sendet nichts. Die Rechnung wechselt von Draft
(Entwurf) in den Status, der als Zur Freigabe angezeigt wird, und in der
Freigabe-Warteschlange erscheint ein Freigabe-Vorgang der Art
invoice.issue, über den ein Mensch entscheidet.
Ausstellen lässt sich nur ein Entwurf mit positiver Summe, und die vorgemerkte Freigabe trägt Rechnungsnummer, Kunde und Betrag — wer entscheidet, muss also nicht raten.
Belastet eine Freigabe tatsächlich den Kunden oder bucht sie die Rechnung?
Abschnitt betitelt „Belastet eine Freigabe tatsächlich den Kunden oder bucht sie die Rechnung?“Nein. Die Stripe- und Datev-Connectoren hinter dem Ausstellen einer Rechnung laufen ohne
Außenwirkung (dark). Die Freigabe setzt die Rechnung auf Sent (Versendet), stempelt eine
externe Referenz auf, die nur ein Platzhalter (stub) ist, und schreibt einen Eintrag ins
Audit-Protokoll — aber es wird keine Stripe-Abbuchung erzeugt, und in Ihrer Buchhaltung wird nichts
gebucht.
Das ist Absicht, und es entspricht dem Umgang der übrigen Plattform mit Connectoren: Ein Schritt, der nicht wirklich laufen kann, sagt das, statt einen Erfolg zu melden, der nicht stattgefunden hat. Bis die produktiven Zugangsdaten und eine gesonderte Go-live-Entscheidung vorliegen, versenden und kassieren Sie außerhalb von Business-Gym und nutzen den Rechnungsdatensatz, um den Stand zu verfolgen.
Auf der Datev-Seite gibt es eine weitere Einschränkung, die man kennen sollte: Der spätere Weg dorthin führt über eine von Menschen bediente Brücke und nicht über einen autonomen Buchungslauf.
Kann Business-Gym Geld bewegen?
Abschnitt betitelt „Kann Business-Gym Geld bewegen?“Nein, und es ist keine Einstellung, die Sie einschalten können. Die Aktion invoice.issue ist in
der Risikoklasse money (Geld) registriert, und über Geld entscheidet — wie über externe Sendungen
und rechtliche Handlungen — immer ein Mensch. Keine unternehmensspezifische Konfiguration kann diese
Untergrenze absenken. Dieselbe Regel beschreibt
Autonomie und die harte Untergrenze.
Eine Zahlung zu erfassen ist manuelle Dateneingabe. Sie sagen dem System, welches Geld tatsächlich
eingegangen ist; es erhöht den bezahlten Betrag und setzt die Rechnung auf Paid (Bezahlt), sobald
die Summe gedeckt ist. Es zieht niemals Geld ein, löst niemals eine Überweisung aus und gleicht niemals
Bankumsätze für Sie ab.
Halten Sie beides auseinander: Der Umsatz wurde realisiert, als Sie die Rechnung erstellt haben; eine Zahlung zu erfassen ist die Zahlungsverfolgung obendrauf.
Welchen Umsatzzahlen kann ich heute trauen?
Abschnitt betitelt „Welchen Umsatzzahlen kann ich heute trauen?“Gebuchter Umsatz und offene Deals sind echte Werte; die Kennzahlen zu wiederkehrenden Umsätzen sind ehrlich leer. Die Kachel Umsatzlage auf Ihrer Übersicht zeigt den gesamten Gebuchten Umsatz, den Wert Diesen Monat und Ihre Wichtigsten offenen Deals direkt aus den kaufmännischen Datensätzen. Eine Null dort ist eine echte Null.
MRR, ARR und Churn werden noch nicht aus Ihren eigenen kaufmännischen Daten berechnet. Die Kachel meldet samt Grund, dass sie keine Daten zu wiederkehrenden Umsätzen hat, statt eine Zahl zu zeigen, für die sie nicht einstehen kann. Lesen Sie ein leeres MRR nicht als defekte Kachel.
Davon getrennt lassen sich Abonnement-Kennzahlen aus Stripe lesen und an ein Key Result auf Ihrer Seite Ziele binden: monatlich und jährlich wiederkehrender Umsatz in Euro, aktive Abonnements, Abonnements in der Testphase, Churn-Rate über 30 Tage und neue Kunden in den letzten 30 Tagen. Zwei Punkte sind hier wichtig, weil sie die Ehrlichkeit der Zahlen tragen:
- Gelesen wird über einen eingeschränkten Schlüssel mit reinem Lesezugriff, der getrennt vom schreibfähigen Abrechnungsschlüssel verwahrt wird. Der Kennzahlen-Pfad kann weder eine Abbuchung noch eine Rückerstattung erzeugen.
- Bei einem Randfall liefert er keine Daten statt einer Vermutung — ein Abonnement in einer anderen Währung als Euro, ein nutzungsabhängiger oder gestaffelter Preis oder mehr Datensätze, als er durchblättert. Eine falsche Umsatzzahl ist schlimmer als gar keine.
Wie wird mein eigenes Business-Gym-Abonnement abgerechnet?
Abschnitt betitelt „Wie wird mein eigenes Business-Gym-Abonnement abgerechnet?“Über Stripe. Solange Tarife nicht in der App gewählt werden können, wird ein Abonnement direkt über Ihren üblichen kaufmännischen Ansprechpartner vereinbart. Sobald das möglich ist, wählt ein Eigentümer oder Admin des Workspace unter Einstellungen > Abrechnung einen Tarif, schließt das Abonnement in Stripe Checkout ab und verwaltet danach alles — Zahlungsmittel, Rechnungen, Kündigung — im Stripe Customer Portal, das sich von derselben Seite aus öffnet. Das steht auch unter Erste Schritte.
Wie viele Tage Ihre Testphase noch läuft, zeigt Ihnen die App. Die Preise sind Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Sobald Tarife in der App gewählt werden können, sind drei davon selbst buchbar — Start, Wachstum und Skalierung — jeweils monatlich oder jährlich, jährlich ist die Voreinstellung. Enterprise läuft über den Vertrieb und hat keinen Checkout zur Selbstbuchung. Heute unterscheiden sich die Tarife im Preis und — bei einigen viel genutzten Teilen der App, etwa Läufen, Freigaben und Workflows — darin, wie viele Anfragen pro Minute ein Workspace stellen darf; ein höherer Tarif erlaubt mehr. Eine Tarifgrenze für Heads, Workflows, rechtliche Einheiten oder Ausgaben gibt es nicht, und nichts hält Sie an einer Grenze mit einem Upgrade-Hinweis an. Während der Testphase führen ein Upgrade-Link und ein Banner zu Tarif & Abrechnung; sie blockieren nichts. Ändert sich das, nennt diese Seite die Grenzen und was Sie sehen, wenn Sie eine erreichen.
Was ist auf dieser Oberfläche noch nicht verfügbar?
Abschnitt betitelt „Was ist auf dieser Oberfläche noch nicht verfügbar?“Vier Dinge — und bei jedem davon sollten Sie damit rechnen, die Arbeit selbst zu erledigen, statt auf die Plattform zu warten. Nichts davon ist auf dieser Seite terminiert; behandeln Sie es als den aktuellen Stand.
- Die Schaltflächen Ausstellen und Zahlung erfassen — auf der Rechnungsseite vorhanden, aber deaktiviert.
- Eine echte Stripe-Abbuchung oder Datev-Buchung bei der Freigabe — die Connectoren laufen ohne Außenwirkung (dark); stattdessen wird eine Platzhalter-Referenz aufgestempelt.
- MRR, ARR und Churn aus Ihren eigenen kaufmännischen Daten — die Ereignisse zu wiederkehrenden Umsätzen, die sie speisen würden, werden nicht geschrieben.
- Jede automatische Bewegung von Geld — dauerhaft, nicht ausstehend.
Wie sich die Freigaben dieser Oberfläche verhalten, sobald sie bei Ihnen ankommen, lesen Sie unter Die Freigabe-Warteschlange bearbeiten. Was die angebundenen Systeme rund um den Umsatz können und was nicht, steht unter Integrationen.
Was kostet die Bearbeitung meines Eingangsvolumens?
Abschnitt betitelt „Was kostet die Bearbeitung meines Eingangsvolumens?“Business-Gym kann es Ihnen heute nicht sagen, und das sollten Sie wissen, bevor Sie mit einer Zahl planen. Jede eingehende Nachricht durchläuft einen Klassifizierungslauf auf dem günstigsten verfügbaren Modell, und ein Antwortentwurf entsteht nur, wenn jemand danach fragt. Aber nichts auf dem Weg durch den Eingang erfasst, was diese Aufrufe kosten. Die Ausgaben sind real; sie werden nur niemals dem Eingang zugeschrieben.
Die Seite Kosten & Nutzung unter Messen zeigt die KI-Ausgaben seit Monatsbeginn, aufgeteilt nach Head, nach Modell und nach Funktion. Die Aufteilung nach Funktion hat genau drei Kategorien — Workflows, Head-Chat und Autonome Head-Ticks — dazu Nicht zugeordnet (vor Tagging), worin Ausgaben liegen, die vor Einführung des Funktions-Taggings erfasst wurden oder ein Tag tragen, das die Seite nicht kennt. Eine Kategorie für den Eingang gibt es nicht, und der Eingang versteckt sich auch nicht unter Nicht zugeordnet: Triage und Entwurf schreiben überhaupt keinen Kostendatensatz, deshalb fehlt diese Ausgabe auf der Seite ganz, statt dort ohne Tag zu liegen.
Eine Warnung zum selben Bildschirm. Die Karte Net mesh ROI trägt eine fest verdrahtete Bildunterschrift „22.5× return this month“, die aus nichts berechnet wird, und die Werte für gesparte Arbeitszeit und ROI daneben sind Schätzungen aus dem Laufvolumen, gebildet aus angenommenen gesparten Minuten pro Lauf und einem angenommenen Stundensatz — keine Messungen. Lesen Sie die Ausgaben in Euro; planen Sie nicht mit der Rendite.
Die Seite Mesh-Wirkung kommt einer Kostensicht auf den Eingang am nächsten und ist trotzdem keine. Über ihr festes Sieben-Tage-Fenster stellt sie Eingang automatisch bearbeitet (ein Prozentwert) in derselben Karte neben einen Wert Kosten, aber dieser Eurowert ist die Summe von allem, was das System tatsächlich als Kosten erfasst hat, über jeden Head und jede Funktion hinweg — die Aufrufe für Triage und Entwurf stecken nicht darin. Erstellte Entwürfe auf derselben Karte zählt jeden Entwurf, den das Mesh zur Prüfung vorgemerkt hat — Angebote (Quotes), Verträge, Rechnungen und Antworten —, nicht speziell Antworten aus dem Eingang. Dividieren Sie keine dieser Zahlen durch eine andere.
Zur Steuerung trägt der Tab Configure jedes Heads eine Karte Cost caps. Angebunden ist nur Per day (€); pro Lauf, pro Monat und die Auswahl beim Reißen der Obergrenze sind Platzhalter. Diese Tagesobergrenze steuert die eigenen geplanten Ticks des Heads — ein Head über Budget wird übersprungen, wenn Ticks geplant werden, und lässt in einem dennoch laufenden Tick den teureren strategischen Schritt aus. Sie drosselt weder Triage noch Entwurf noch Chat.
Auch Ihr Tarif misst das Eingangsvolumen nicht ab: Ein Kontingent pro Nachricht oder pro Volumen, das sich aufbrauchen ließe, gibt es nicht.