Leads und ihre Umwandlung

Ein Lead ist eine Firma vom Typ Lead auf Ihrer Seite Kunden. Sie legen einen mit Neuer Lead an oder mit Lead anlegen an einer Nachricht im Eingang. In einen Deal umwandeln legt dann einen Deal an und macht die Firma zum Interessenten.

Was ist ein Lead?

Ein Lead ist eine Firma, an die Sie vielleicht verkaufen, gekennzeichnet mit dem Typ Lead. Leads haben keine eigene Liste. Sie stehen mit allen anderen Firmen auf der Seite Kunden. Um nur Leads zu sehen, wählen Sie im Typfilter Lead; bis Sie das tun, zeigt er Alle Typen.

Der Typ einer Firma ändert sich, sobald die Arbeit beginnt:

• Lead: von Hand eingegeben, aus einer Nachricht angelegt oder mit Import aus einer Tabelle übernommen.
• Interessent: nachdem Sie die Firma in einen Deal umgewandelt haben.
• Kunde: sobald ein Mensch einen ihrer Deals als gewonnen markiert.

Die Seite eines Leads ist eine gewöhnliche Firmenseite mit den Reitern Kontakte, Deals und Aktivitäten (siehe Anrufe, Termine und Wiedervorlagen festhalten). Ein Freigeber, ein Admin oder der Eigentümer kann die Firma mit Bearbeiten ändern und mit Kontakt hinzufügen Personen ergänzen.

Wie gebe ich einen Lead von Hand ein?

Verwenden Sie Neuer Lead auf der Seite Kunden. Pflicht ist nur Firma. Lead speichern legt den Lead sofort an, ohne Freigabeschritt. Die weiteren Felder sind Ansprechperson (optional), E-Mail (optional), Telefon (optional) und Website oder Domain (optional).

• Die Domain wird in ihrer reinen Form gespeichert: Aus https://www.acme.de/about wird acme.de.
• Ein Kontakt wird angelegt, wenn Sie eine Ansprechperson oder eine E-Mail-Adresse angeben. Geben Sie nur die Adresse an, wird der Kontakt nach ihr benannt. Geben Sie keins von beiden an, hat der Lead keinen Kontakt, und eine Telefonnummer allein wird nicht gespeichert.

Eine bekannte E-Mail-Adresse wird nicht zweimal erfasst. Hat irgendein Kontakt in diesem Workspace bereits die E-Mail-Adresse, die Sie eingegeben haben (Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle), wird nichts gespeichert. Unter dem Feld zeigt das Formular „Ein Kontakt mit dieser E-Mail gibt es in diesem Arbeitsbereich schon.“ und dazu den Link Diese Firma öffnen, der die Firma öffnet, zu der diese Person gehört.

Eine gemeinsame Domain ist nur ein Hinweis. Haben aktive Firmen bereits die Domain, die Sie eingegeben haben, zeigt das Formular „Gespeichert. Diese Firmen haben dieselbe Domain - ist es eine davon?“. Es listet bis zu fünf davon auf und bietet Neuen Lead öffnen und Fertig an. Der Lead wird in jedem Fall gespeichert, und hier wird nichts zusammengeführt, weil zwei Firmen sich eine Domain teilen können (ein Konzern und seine Tochtergesellschaft oder ein Wiederverkäufer).

Wie lege ich einen Lead aus einer eingehenden Nachricht an?

Klicken Sie im Eingang an der Nachricht auf Lead anlegen. Der Lead wird sofort in Ihrem Workspace angelegt, ohne Freigabeschritt, und an der Nachricht steht „Lead in Ihrem CRM angelegt.“ mit dem Link Lead öffnen.

Der neue Lead enthält:

• Den Namen des Absenders: seinen Anzeigenamen oder, wenn es keinen gibt, seine Adresse. Die App rät keinen Firmennamen; benennen Sie den Lead deshalb mit Bearbeiten um.
• Einen Kontakt für den Absender, als Hauptkontakt, mit seiner E-Mail-Adresse, wenn er eine hat (ein Absender über LinkedIn hat keine).
• Die Web-Domain der Firma, entnommen aus einer geschäftlichen Adresse (anna@acme.de ergibt acme.de). Eine Freemail-Adresse wie gmail.com, gmx.de, web.de, outlook.com, t-online.de oder proton.me nennt keine Firma, deshalb bekommt der Lead keine Domain.
• Notizen zur Herkunft: Created from the inbound message "…"., dann Source: mit dem Postfach, in dem die Nachricht ankam (oder LinkedIn und ihr Thread), dann Interested in: und eine Leistung, wenn Betreff oder Vorschau der Nachricht eine Ihrer eigenen aktiven Leistungen nennen. Nennen sie keine, fehlt diese Zeile. Die App rät keine Leistung. Diese Zeilen schreibt die App auf Englisch.

Ein bekannter Absender wird nicht zweimal angelegt. Ist der Absender in diesem Workspace schon vorhanden, wird kein neuer Lead geschrieben. Vorhanden heißt: Die Nachricht ist bereits mit ihm verknüpft, oder ein Kontakt hat dieselbe E-Mail-Adresse. An der Nachricht steht dann „Dieser Absender ist bereits in Ihrem CRM - es wurde nichts neu angelegt.“, und Lead öffnen öffnet die Firma, zu der der Absender gehört. Ein weiterer Klick auf derselben Nachricht schreibt nichts Neues.

„Angebot entwerfen“ verwendet denselben Lead. Bei einer Nachricht mit der Kennzeichnung Angebotsanfrage findet oder schreibt Angebot entwerfen den Lead des Absenders auf dieselbe Weise wie Lead anlegen. Ein Angebot entwerfen kann nur ein Admin oder der Eigentümer. Klicken Sie auf einer Nachricht beide Schaltflächen, in beliebiger Reihenfolge, erhalten Sie einen Lead.

Was passiert, wenn es schon eine Firma mit derselben Web-Domain gibt?

Der Eingang sagt es Ihnen. Direkt nachdem er einen neuen Lead mit einer geschäftlichen Domain angelegt hat, ergänzt die Nachricht Gleiche Web-Domain wie:, gefolgt von jeder Firma mit dieser Domain. Er zeigt bis zu fünf und lässt archivierte Firmen weg. Jede Firma hat eine Schaltfläche Damit zusammenführen.

Damit zusammenführen steht einem Freigeber, einem Admin oder dem Eigentümer offen. Die Zusammenführung:

• verschiebt die Kontakte des Leads zu dieser Firma, und keiner von ihnen bleibt Hauptkontakt;
• verschiebt die Aktivitäten des Leads und die eingehenden Nachrichten, die mit dem Lead verknüpft sind;
• archiviert den Lead. Der Lead wird nicht gelöscht, und ein Audit-Ereignis hält genau fest, was verschoben wurde.

An der Nachricht steht danach Zusammengeführt mit, gefolgt vom Namen der Firma.

Ein Lead, an dem schon gearbeitet wird, wird nicht zusammengeführt. Hat der Lead einen Deal, ein Angebot oder ein Projekt, gleich in welchem Status, lehnt die App die Zusammenführung ab. Sie lehnt sie auch ab, wenn die Zielfirma archiviert ist oder wenn eine der beiden Firmen in einem externen CRM geführt wird. Im Eingang lautet jede Ablehnung Der Lead konnte nicht zusammengeführt werden.

Der Hinweis erscheint einmal, direkt nachdem der Lead angelegt wurde. Klicken Sie später erneut auf Lead anlegen, findet die App den vorhandenen Lead und bietet die Zusammenführung nicht noch einmal an. Der Eingang ist die einzige Stelle, die eine Zusammenführung anbietet. Das Formular Neuer Lead listet Firmen mit derselben Domain auf, kann aber nicht zusammenführen.

Lässt sich eine Zusammenführung rückgängig machen?

Ja. Ein Admin oder der Eigentümer kann auf der Seite des Leads Zusammenführung rückgängig machen verwenden. Alles, was noch dort liegt, wohin die Zusammenführung es verschoben hat, kehrt zurück: Kontakte (mit ihrer Kennzeichnung als Hauptkontakt), Aktivitäten und eingehende Nachrichten. Der Lead ist wieder aktiv, und die App bestätigt „Zusammenführung rückgängig gemacht - der Lead ist wieder da“.

• Die Liste Kunden zeigt nur aktive Firmen, ein zusammengeführter Lead steht also nicht darin. Öffnen Sie seine Seite über einen Link darauf, etwa Lead öffnen, der an der Nachricht im Eingang stehen bleibt, bis Sie die Seite neu laden.
• Für einen Admin oder den Eigentümer erscheint die Schaltfläche auf jedem archivierten Lead, der in Business-Gym geführt wird. Bei einem Lead, der nie zusammengeführt wurde, meldet sie „Für diesen Lead gibt es keine Zusammenführung zum Rückgängigmachen“ und ändert nichts.
• Ein Freigeber kann zusammenführen, aber nicht rückgängig machen. Rückgängig machen ist das engere Recht, so wie Archivieren.

Wie wandle ich einen Lead in einen Deal um?

Klicken Sie auf der Seite des Leads auf In einen Deal umwandeln. Füllen Sie in Diesen Lead umwandeln die Felder Name des Deals (anfangs der Name der Firma), Phase und, wenn Sie möchten, Betrag in EUR (optional) aus. Klicken Sie dann auf Umwandeln. Der Deal wird angelegt, und der Lead erhält den Typ Interessent.

• Phase listet die offenen Phasen Ihres Workspace mit ihren Namen auf. Gewonnene, verlorene und archivierte Phasen stehen nicht in der Liste. Vorausgewählt ist Ihre Phase qualified, wenn es sie gibt, sonst die erste offene Phase. Siehe Ihre Pipeline-Phasen.
• Der Betrag muss 0 oder mehr sein. Sonst zeigt der Dialog „Bitte einen Betrag von 0 oder mehr eingeben.“
• Hauptkontakt des Deals ist der Hauptkontakt des Leads. Ist kein Kontakt als Hauptkontakt gekennzeichnet, ist es der Kontakt, der zuerst hinzugefügt wurde.
• Die App bestätigt „Lead umgewandelt - der Deal steht in der Pipeline“. Der Deal steht im Pipeline-Board und im Reiter Deals der Firma.

Zweimal umwandeln ergibt trotzdem einen Deal. Der Dialog sagt es selbst: „Legt einen Deal für diese Firma und ihre Hauptansprechperson an; die Firma wird zum Interessenten. Kann gefahrlos wiederholt werden.“ Ein zweiter Klick, zwei Klicks im selben Moment in zwei Browser-Tabs oder eine auf halbem Weg unterbrochene Umwandlung enden alle mit dem einen Deal, den die erste Umwandlung geschrieben hat.

Die Schaltfläche erscheint nur für einen Freigeber, einen Admin oder den Eigentümer und nur auf einem aktiven Lead, der in Business-Gym geführt wird. Sobald die Firma den Typ Interessent hat, ist die Schaltfläche verschwunden.

Was passiert mit einer Firma, wenn ihr Deal gewonnen wird?

Markiert ein Mensch einen Deal als gewonnen, erhält seine Firma den Typ Kunde, wenn sie bisher den Typ Lead oder Interessent hatte. Einen Deal als gewonnen markieren heißt: ihn direkt in der Phase für gewonnene Deals anlegen oder ihn per Bearbeiten oder Verschieben auf gewonnen setzen. Wie das geht, zeigt Deals anlegen und verwalten.

Diese Firmen bleiben unverändert:

• eine Firma, die bereits den Typ Kunde, Partner oder Abgewandert hat;
• eine archivierte Firma;
• eine Firma, die in einem externen CRM geführt wird.

Das bewirkt nur eine Änderung, die ein Mensch vornimmt. Eine KI tut das niemals: Ein Deal, der über einen freigegebenen Vorschlag geschrieben wird, ändert den Typ seiner Firma nicht. Verschieben Sie den Deal später wieder aus gewonnen heraus, wird aus dem Kunden dadurch nicht wieder ein Interessent.

Wer darf was mit einem Lead?

Die App prüft die Rechte jeder Rolle, wenn die Änderung gespeichert wird, nicht nur beim Anzeigen der Schaltflächen:

Aktion	Freigeber	Admin oder Eigentümer	Mitglied mit der Rolle Nur lesen
Leads und ihre Seiten sehen	✅	✅	✅
Einen Lead eingeben oder aus dem Eingang anlegen	✅	✅	❌
Einen Lead in einen Deal umwandeln	✅	✅	❌
Einen Lead mit einer Firma zusammenführen	✅	✅	❌
Eine Firma und ihre Kontakte bearbeiten	✅	✅	❌
Eine Zusammenführung rückgängig machen	❌	✅	❌
Aus einer Nachricht ein Angebot entwerfen	❌	✅	❌

Ein Mitglied mit der Rolle Nur lesen sieht weder Neuer Lead noch In einen Deal umwandeln. Im Eingang ist seine Schaltfläche Lead anlegen abgeblendet, und ihr Tooltip sagt „Mitglieder mit reinem Lesezugriff können keine Leads anlegen.“

Eine Firma, die in einem externen CRM geführt wird, wandeln Sie in diesem CRM um und führen sie dort zusammen, nicht hier. Siehe Wo liegen Ihre CRM-Daten?.