Datenquellen und Wissen

Business-Gym stützt seine Heads auf Ihre Dokumente. Zwei Wege bringen sie hinein: ein Microsoft-365-Sync über die OneDrive- oder SharePoint-Ordner, die Sie auswählen, und der direkte Upload auf der Seite Wissensdatenbank. Beide laufen nur in eine Richtung — Text fließt in den Wissensindex, und in die Quelle schreibt nichts zurück.

Diese Seite beschreibt, was diese beiden Wege heute tun, wie ein Dokument in eine Antwort gelangt und welche Teile noch nicht gebaut sind.

Welche Quellen kann Business-Gym heute lesen?

Zwei, und beide liegen auf der Seite Wissensdatenbank, in der Seitenleiste unter Erstellen. Ihr Menü + New bietet Add URL, Add files, Create text, Create folder und Sync Microsoft 365 — dieses Menü ist die vollständige Menge der Wege, auf denen Wissen hereinkommt.

Der Microsoft-365-Sync verbindet OneDrive oder eine SharePoint-Site-Bibliothek, lässt Sie Ordner durchsehen und mehrere davon auswählen und liest sie bei einem Synchronisierungslauf erneut. Der direkte Upload nimmt PDF-, DOCX-, XLSX-, CSV-, TXT- und MD-Dateien bis je 10 MB entgegen — oder einen ganzen Ordner, dessen Unterordnerstruktur in der Wissensdatenbank nachgebildet wird. Sie können außerdem eine einzelne URL einfügen oder ein Textdokument schreiben.

Confluence ist noch nicht verfügbar. Es ist im Produkt als bekannte künftige Quelle katalogisiert, aber es gibt keinen Connector zu konfigurieren und nichts auszuprobieren.

Wie gelangt ein Dokument in die Antwort eines Heads?

Der Text Ihrer Quellen wird in Textabschnitte (Chunks) zerlegt, eingebettet und in einem Index je Mandant abgelegt — Ihr Mandant ist Ihr abgeschotteter Unternehmensbereich. Antwortet ein Head, ruft er die Abschnitte ab, die zur Frage passen, innerhalb seines eigenen Bereichs, und entwirft daraus.

Beide Wege, die in Betrieb sind, zeigen in eine Richtung in den Wissensindex — eine Synchronisierung liest eine Quelle und schreibt niemals in sie. Confluence ist gestrichelt gezeichnet, weil es katalogisiert, aber nicht gebaut ist. Der Entwurf am Ende geht weiterhin an einen Menschen.

Auf den Entwurf am Ende kommt es an. Wissen macht einen Vorschlag genau; automatisch macht es ihn nicht. Was nach dem Entwurf passiert, steht in der Schleife Eingang → Freigabe → Ausführung.

Welcher Head darf ein Dokument lesen?

Nur der, dem Sie es zugeordnet haben. Jeder synchronisierte Ordner und jeder Upload trägt einen Bereich: Mandantenweit, sichtbar für jeden Head, oder ein einzelner Head, bei dem es dann bleibt. Die Bereichsauswahl finden Sie im Upload-Dialog und an jedem Ordner, den Sie im Ablauf der Synchronisierung auswählen.

Der Abruf setzt das durch. Ein Head liest seinen eigenen Bereich; der CEO-Planner liest mandantenweit. Ein Dokument, das an eine Abteilung geroutet ist, ist aus einer anderen nicht erreichbar.

Bevor eine Synchronisierung gespeichert wird, gruppiert der Dialog Vor dem Synchronisieren prüfen Ihre ausgewählten Ordner nach Ziel, damit Sie sehen, was gleich mandantenweit wird.

Achtung

Mandantenweit heißt jeder Head, auch die, die Sie später hinzufügen. Ordnen Sie alles Sensible einem einzelnen Head zu, statt es standardmäßig mandantenweit stehen zu lassen.

Ändert das Verbinden von SharePoint etwas in SharePoint?

Die Indexierung schreibt niemals zurück — das ist im Produkt durchgesetzt und keine Einstellung, die Sie umlegen können. Die Synchronisierung liest die von Ihnen ausgewählten Ordner, extrahiert deren Text und lässt die Dateien dort, wo sie sind. Sie ordnet Ihr SharePoint auch nicht neu und ändert keine Freigabeberechtigung.

Der Verbindungsablauf bietet allerdings einen Schalter Access mode, und er steht standardmäßig auf schreibgeschützt. Lesen/Schreiben ist eine gesonderte, bewusste Berechtigung für Schreibzugriffe eines Heads, die eine Freigabe durchlaufen — die Wissenssynchronisierung nutzt sie nicht, und mit schreibgeschützt verlieren Sie auf dieser Seite nichts.

Was passiert, wenn eine Verbindung abläuft?

Microsoft-Zugriffstokens sind zeitlich begrenzt, deshalb muss eine funktionierende Verbindung irgendwann erneuert werden. In den letzten vierzehn Tagen vor Ablauf zeigt die Verbindungskarte eine orangefarbene Markierung Token expires in Nd neben einer Schaltfläche Renew now, die das Microsoft-Zustimmungsfenster (Consent) neu startet.

Ist sie bereits abgelaufen, wechselt die Karte auf Reconnect needed mit einer Schaltfläche Reconnect now. In keinem der beiden Fälle verlieren Sie Ihre ausgewählten Ordner oder Ihre synchronisierten Dokumente.

Tipp

Erneuern Sie, bevor aus der Markierung eine Aufforderung zum Wiederverbinden wird. Eine Erneuerung hält die Synchronisierung am Laufen; bei einer abgelaufenen Verbindung stoppen die Läufe, bis jemand mit Microsoft-365-Zugang die Zustimmung erneut durchklickt.

Woran erkenne ich, dass eine Synchronisierung tatsächlich funktioniert hat?

Die Verbindungskarte meldet den tatsächlichen Lauf, keine Beruhigung. Sie zeigt die Zahl der Ordner, den Zeitpunkt der letzten Synchronisierung, die Zählwerte des letzten Laufs und — wenn Dateien fehlgeschlagen sind — eine Detailansicht View N issues, die die Fehlschläge gruppiert und vorübergehende Probleme von dauerhaften trennt. Für die vorübergehenden gibt es eine Schaltfläche Retry failed.

Der Upload-Weg zählt genauso. Nach einem Stapel erhalten Sie eine Aufstellung darüber, was indexiert wurde, was unverändert war und was übersprungen wurde — eine Datei, die zu groß ist, einen nicht unterstützten Typ hat oder keinen Text ergibt, landet in skipped, niemals in indexed.

Über der Dokumentenliste zeigt die Wissensabdeckung, wie viel jeder Head zur Verfügung hat — als grobe Stufe: keine, gering, mittel oder gut —, mit dem Hinweis braucht mehr Daten, wo ein Head leer ist. Sie zeigt bewusst keinen Prozentwert, weil eine erfundene Zahl als Genauigkeit gelesen würde, die nicht da ist.

Was ist noch nicht verfügbar?

Confluence, die Verdichtung zu einem Company Profile und Aktualitätsberichte fehlen heute alle drei, und die beiden Wege oben sind das gesamte Bild. Wenn ein Plan von Ihnen auf einem davon beruht, beruht er auf Arbeit, die nicht ausgeliefert ist.

• Confluence — als künftige Quelle katalogisiert, kein Connector zu konfigurieren.
• Verdichtung zu einem Company Profile — Ihren Bestand in ein strukturiertes Unternehmensprofil zu überführen, das Sie prüfen können, existiert im Code, aber es gibt dafür weder eine Oberfläche noch ein Bedienelement.
• Aktualitätsberichte — nichts kennzeichnet ein indexiertes Dokument als veraltet. Der Zeitpunkt der letzten Synchronisierung an einem synchronisierten Ordner ist das, was Sie haben.

Nichts davon ändert die Untergrenze: Heads schlagen vor, Sie geben frei, und externe Sendungen und Geld bleiben von einem Menschen freigegeben. Warum sich daran nichts verschiebt, steht unter Autonomie und die harte Untergrenze; was ein Head mit dem Wissen macht, das Sie ihm geben, steht unter mit einem Head arbeiten. Zu den nur lesenden Analyse-Connectoren — Anzeigen, CRM, Website-Verhalten — siehe Integrationen.

Wer prüft das Company Profile, auf das sich meine Heads stützen werden?

Heute niemand — und es entsteht auch nichts, was sich prüfen ließe. Die Regeln für diese Prüfung existieren bereits im Code, aber kein Teil des Produkts verdichtet ein Company Profile aus Ihren Dokumenten, und es gibt keine Oberfläche, auf der ein Mensch eines durchgehen könnte.

Die vorgesehene Form ist klar genug, um damit zu planen. Ein Company Profile ist eine kurze, strukturierte Beschreibung Ihres Unternehmens — Unternehmensdaten, Gründer, verbundene Unternehmen, Produkte, Leistungen, Historie, Schlüsselrollen und Schlüsselkunden —, verdichtet aus den Dokumenten, die Sie bereits hinzugefügt haben. Es durchläuft drei Zustände: Entwurf, in Prüfung und veröffentlicht. Es kann nicht vom Entwurf direkt in Betrieb gehen; es muss durch einen Menschen, und der Freigeber wird am Profil festgehalten.

Zwei Genauigkeitsregeln gehören dazu. Jede Aussage muss das Dokument nennen, aus dem sie stammt: Eine Aussage, die sich nicht auf ein Dokument zurückführen lässt, das tatsächlich in Ihrer Wissensdatenbank liegt, fällt beim Zusammenstellen des Entwurfs heraus, und ein Entwurf, der noch eine unbelegte Aussage trägt, kann weder zur Prüfung eingereicht noch veröffentlicht werden. Und solange ein Profil nicht veröffentlicht ist, lesen Ihre Heads nichts daraus — ein Profil im Entwurf oder in Prüfung ist für einen Head schlicht leer, deshalb kann eine nicht freigegebene Beschreibung Ihres Unternehmens niemals eine Antwort prägen.

Was Ihre Heads heute belegt, sind also die Dokumente selbst, über die beiden Wege oben: der Microsoft-365-Sync und der direkte Upload. Wer in Ihrem Unternehmen die Prüferrolle innehätte und wann diese Oberfläche kommt, beantwortet das Produkt bislang nirgends.